Türk şirketi Japonya’da sürekli iş yapmak istiyorsa Japon hukukunda 外国会社 (gaikoku kaisha) denen yabancı şirket olarak tescil yaptırır. Dosyanın Türk belgeleri Türkiye’de ya da Türkiye’nin Japonya’daki temsilciliğinde onaylanır ve Japoncaya çevrilir.
Zincirin adımları
- Şirketin yetkili organı Japonya’daki temsilcileri belirleyen kararı alır.
- Türk sicil belgeleri ve karar yetkili Türk makamında ya da Türkiye’nin Japonya’daki konsolosunda onaylanır.
- Bütün Türkçe belgelerin Japonca çevirisi hazırlanır.
- Temsilci ilk atamadan sonraki üç hafta içinde Japonya’daki tescil dairesine başvurur.
Japonya’daki temsilci
Japon Şirketler Kanununun 817. maddesine göre Japonya’da sürekli işlem yapmak isteyen yabancı şirket Japonya’daki temsilcisini belirler ve temsilcilerden en az biri Japonya’da oturan biri olmalıdır. Temsilci, şirketin Japonya’daki işleriyle ilgili mahkeme içi ve dışı bütün işlemleri yapmaya yetkilidir. Bu yetkiye konan sınırlama iyi niyetli üçüncü kişilere karşı ileri sürülemez.
Üç hafta ve tescil yeri
Kanunun 933. maddesi, ilk temsilci belirlendikten sonra üç hafta içinde yabancı şirket tescilinin yapılmasını ister. Japonya’da işyeri yoksa tescil temsilcinin oturduğu yerde, işyeri varsa işyerinin bulunduğu yerde yapılır. Tescile şirketin kurulduğu hukuk ve temsilcinin adı ile adresi de yazılır.
Tescilsiz işlem
Kanunun 818. maddesine göre yabancı şirket tescil yaptırmadan Japonya’da sürekli işlem yapamaz. Bu kurala aykırı işlem yapan kişi, karşı tarafa karşı şirketle birlikte o işlemden doğan borçtan sorumlu olur. Belge ve çeviri hazırlığı bu yüzden işe başlamadan önce tamamlanır.
Belgeler ve onay
Japonya Adalet Bakanlığı, yabancı şirketin genel kurul ve yönetim kurulu tutanaklarının şirketin kendi ülkesindeki yetkili makamca ya da o ülkenin Japonya’daki konsolosu gibi yetkili bir makamca onaylanmış olmasını esas alır. Türk şirketi için bu, Türk makamının ya da Japonya’daki Türk temsilciliğinin onayı demektir. Adalet bürosunun istediği belge listesi adalet bürosunda Türk şirketinin sicile yazılması sayfasında ayrıntılı anlatılır.
Çeviri kuralı
Ticari tescil başvurusuna eklenen yabancı dildeki belgelerin ilke olarak tamamı Japoncaya çevrilir. Yetkili makamca onaylanmış tutanaklarda Japonya’daki işyeri ya da temsilciyle ilgisi olmayan kısımların çevirisi atlanabilir. Resmî belgelerde yalnız makamın kendi kullanımına ayrılmış alanlar atlanabilir, ama belgeyi onaylayan konsolos ya da noterle ilgili yazılar her zaman çevrilir; aynı içerik iki dilde yazılmışsa bir dilin çevirisi yeter.
Türkiye’de doğan değişiklikler
Kanunun 933. maddesi, şirket tescilindeki değişikliklerin de yabancı şirketler için üç hafta içinde tescil edilmesini öngörür. Tescil edilecek değişiklik yurt dışında doğmuşsa, örneğin Türkiye’de yönetim kurulu değişmişse, süre bildirimin Japonya’daki temsilciye ulaştığı günden başlar. Bakanlığa göre bu tescile eklenen yabancı sicil belgesinde değişiklikle ilgisiz kısımların çevirisi atlanabilir ve atlandığı Japonca metinde belirtilir; Türkçeden Japoncaya iş için Türkçeden Japoncaya resmî çeviri sayfasına bakılır.
Temsilcilerin ayrılması
Kanunun 820. maddesine göre Japonya’da oturan temsilcilerin tamamı ayrılacaksa şirket alacaklılarına itiraz için süre verildiğini resmî gazetede ilan eder ve bilinen alacaklılara ayrıca bildirir. Bu süre bir aydan kısa olamaz. Ayrılık, bu işlemler bittikten sonra tescil edilince hüküm doğurur.