Japon şirketinin düzenlediği faturanın adı 請求書 (seikyūsho) olur. Ekim 2023’ten bu yana Japon faturası, tüketim vergisi hesabının dayanağı olan nitelikli fatura kurallarına göre biçimlenir ve bazı satırları bu yüzden Türk okurun alışık olmadığı bilgiler taşır.
Nitelikli fatura sistemi
Japon vergi idaresine göre nitelikli fatura sistemi 1 Ekim 2023’te başladı. Sistem, birden çok vergi oranı bulunduğu için satıcının alıcıya uygulanan oranı ve vergi tutarını doğru bildirmesini amaçlar. Alıcı, indirim hakkını kullanabilmek için kural olarak bu faturayı saklar.
Altı zorunlu bilgi
İdareye göre nitelikli faturada şu bilgiler bulunur: alıcının adı ya da unvanı, satıcının adı ya da unvanı ile kayıt numarası, işlem tarihi, işlemin içeriği ve indirimli orana tabi kalemlerin işareti, her vergi oranına göre toplam bedel ile oran ve her orana göre vergi tutarı. Bu bilgiler taşındığı sürece belgenin adı fatura, teslim belgesi ya da makbuz olabilir. Çeviride altı bilginin her biri eksiksiz ve tanınabilir biçimde aktarılır.
Kayıt numarası
Nitelikli faturayı yalnız vergi dairesine kayıt yaptırmış işletme düzenleyebilir ve faturada vergi dairesinin bildirdiği kayıt numarası yer alır. Numara faturanın başlığına yakın, satıcının bilgileriyle birlikte yazılır. Türkçe çeviride bu numara “vergi numarası” diye çevrilmez, çünkü Türk okur onu Türk vergi kimlik numarasıyla karıştırır.
İki vergi oranı
Japonya’da genel oran ile indirimli oran birlikte uygulanır ve faturada her oranın toplamı ayrı gösterilir. İndirimli orana tabi kalemler çoğunlukla bir işaretle belirtilir ve işaretin anlamı faturanın altında açıklanır. Çeviride işaret korunur ve açıklama satırı da çevrilir.
Kapanış günü ve ödeme günü
Japon faturalarında çoğunlukla bir kapanış günü ile ödeme günü yazılır: belirli bir günde kapanan dönemin toplamı, sonraki bir tarihte ödenir. Tek tek teslimlerin değil dönem toplamının faturalandığı bu düzen, Türk alıcının tek teslim faturası beklentisinden farklıdır. Çeviride dönem aralığı ve ödeme tarihi açıkça yazılır.
“Ödendi” işaretinin sonucu
Japon vergi idaresine göre bir faturaya 済 (sai) ya da 了 (ryō) gibi “ödendi” anlamında bir işaret konur ve taraflar bunu tahsilat sayarsa belge bedel alındısı olarak damga vergisine girer. Bu yüzden Japon satıcı ödenmiş faturayı çoğunlukla işaretsiz bırakıp ayrı bir makbuz verir. Makbuzun yapısı ve pul kuralı Japon makbuzu sayfasında anlatılır.
Banka bilgilerinin korunması
Faturanın altında havale yapılacak banka, şube, hesap türü ve hesap numarası yazılır; hesap sahibinin adı çoğunlukla katakana ile verilir. Bu bilgiler çeviride Latin harfe dönüştürülmez, Japon bankasının kaydındaki biçimiyle bırakılır. Havale açıklamasındaki okunuş, Japon bankasının eşleştirmesi için gereklidir.
Kayıt numarasının silinmesi
Sık yapılan hata, çeviriyi sadeleştirmek için kayıt numarasının ya da vergi oranı satırlarının atlanmasıdır. Bu satırlar Japon tarafında faturanın geçerliliğinin parçasıdır ve Türk tarafın muhasebesinde de denetim izi oluşturur. Teslim belgesinin faturayla ilişkisi teslim belgesi sayfasında anlatılır.