Japonya’da ödemenin alındığını gösteren belgenin adı 領収書 (ryōshūsho) olur. Makbuz kısa bir belgedir, ama alıcı adı, açıklama satırı ve damga pulu gibi alanları Japon vergi kurallarına bağlıdır. Türk şirketinin masraf dosyasına giren bir Japon makbuzu bu alanlarıyla birlikte okunur.
Makbuzun alanları
Makbuzda ödeyenin adı, tutar, açıklama, tarih ve parayı alanın adı ile mührü bulunur. Tutarın önüne ve sonuna değiştirilmeyi önleyen işaretler konabilir. Çeviride tutar Japonca asıldaki gibi aktarılır ve işaretler yalnız not olarak belirtilir.
Alıcı adı ve genel hitap
Alıcı adı yerine bazen 上様 (uesama) gibi genel bir hitap yazılır; bu, makbuzun belirli bir kişiye düzenlenmediğini gösterir. Türk şirketinin masraf kuralı alıcı adını şart koşuyorsa bu makbuz eksik sayılabilir. Çeviride hitap, bir kişi adıymış gibi aktarılmaz.
Açıklama satırı
Makbuzun 但し (tadashi) ile başlayan açıklama satırı ödemenin neyin karşılığı olduğunu yazar. Satırda yalnız “mal bedeli olarak” gibi genel bir ifade varsa makbuz ödemenin konusunu ayrıntılı göstermez. Çeviride bu genel ifade genişletilmez, olduğu gibi aktarılır.
Damga pulu
Japon vergi idaresine göre para ya da kıymetli evrak alındısı damga vergisi tablosunun 17 numaralı belgesidir ve belirli bir tutarın altındaki alındılar vergi dışıdır. Satış bedeli alındısı ile borç ya da sigorta tazminatı gibi satış bedeli olmayan alındılar farklı vergi gruplarına girer. Makbuzdaki pul ve üzerindeki iptal mührü çeviride not olarak belirtilir, pulun değeri yazılmaz.
Vergiden muaf makbuz
İdareye göre ticari faaliyetle ilgisi olmayan alındılar, örneğin tacir olmayan bir kişinin ya da kamu yararına çalışan bir kuruluşun verdiği alındı, damga vergisinden muaftır. Bu yüzden bireysel bir kişiden alınan makbuzda pul bulunmaması eksiklik değildir. Çevirmen pulun yokluğunu bir hata gibi not etmez.
Adsız sadeleştirilmiş fatura
Japon vergi idaresine göre perakende, lokanta ve taksi gibi işlerde alıcı adı yazılmayan sadeleştirilmiş fatura düzenlenebilir ve bu fatura vergi oranı ya da vergi tutarından yalnız birini gösterebilir. İdare, alıcı adı olmayan bir fatura alındığında bunun eksiklik değil sadeleştirilmiş fatura olabileceğini hatırlatır. Kasa fişi biçimindeki bir Japon makbuzu bu yüzden geçerli bir vergi belgesi olabilir.
Makbuz ile faturanın karışması
Sık yapılan hata, makbuzun fatura diye çevrilmesidir; makbuz ödemenin yapıldığını, fatura ödemenin istendiğini gösterir. Japon belgesinde iki işlev birleşmişse bu durum başlıktan değil içerikten anlaşılır. Türk şirketinin masraf dosyasında makbuz ile fatura ayrı belge olarak saklanıyorsa, çeviride de her birinin başlığı Japonca asıldaki işlevine göre konur. Japon faturasının zorunlu alanları Japon faturası sayfasında ayrıca ele alınır.