Japon devlet kurumları ve kamu kuruluşları mal ve hizmet alımlarını bir ilanla duyurur. Bu ilanın adı 入札公告 (nyūsatsu kōkoku) olur. Japon kamu ihalesine Japon ortağıyla girmeyi düşünen Türk firması ya da Japon kamu kaynaklı projelerde çalışan danışman bu ilanı okur. İlan ve ekleri bir teklif hazırlığının parçası olarak çevrilecekse hizmetin kapsamı ihale ve teklif dosyası çevirisi sayfasında yazılıdır.
İlanın bölümleri
Japonya Finansal Hizmetler Ajansı’nın 2026 başında yayımladığı bir açık ihale ilanı tipik düzeni gösterir: alım konusu, katılım yeterliliği, teklif teslimi ve ihale belgesinin alınması, elektronik alım sisteminin kullanımı, diğer koşullar ve en sonda İngilizce bir özet. Alım konusu bölümünde ürün sınıflandırma numarası, alımın adı ve miktarı, sözleşme süresi, teslim yeri ve teklif yöntemi yer alır.
Kararnamenin istediği içerik
Japon Bütçe, Hesap ve Muhasebe Kararnamesi’nin 75. maddesine göre ilan; ihaleye konu işi, katılım için gereken yeterliliği, sözleşme koşullarının görülebileceği yeri, ihalenin yeri ve zamanını ve teklif teminatını gösterir. Uluslararası anlaşma kapsamındaki alımlarda özel kararnamenin 6. maddesi ayrıca kazananın belirlenme yönteminin ve ihale belgesinin nasıl verileceğinin de yazılmasını ister.
İlan süreleri
Kararnamenin 74. maddesine göre açık ihale, ihale gününden en az on gün önce ilan edilir; acil durumda süre beş güne indirilebilir. Uluslararası anlaşma kapsamındaki alımlarda özel kararnamenin 5. maddesi bu süreyi en az 40 gün olarak belirler; önceden yayımlanmış bir alım planı ya da elektronik teslim gibi durumlarda süre kısalabilir. Çeviride ilan tarihi ile teklif son günü birlikte verilir, çünkü süre bu iki tarihten hesaplanır.
Katılım yeterliliği
İlanın katılım bölümü, Japon devlet kurumlarının ortak yeterlilik sistemine atıf yapar. Ajansın ilanında teklif verecek kişinin bu sistemde belirli bir iş alanında A, B ya da C derecesinde ve belirli bir bölge için yeterliliğe sahip olması istenir. Derece ve bölge satırları çeviride kısaltılmaz; teklif verebilecek firmayı bu iki satır belirler.
Dil ve para birimi satırı
Ajansın ilanında ihale ve sözleşme işlemlerinde kullanılacak dil ve para birimi Japonca ve Japon yeni ile sınırlanır. Aynı ilanın teklif yöntemi bölümüne göre teklif tutarı tüketim vergisi hariç yazılır ve kazanan tutar, bu tutara vergi eklenerek belirlenir. Teklif hazırlayan Türk firması için bu iki satır, belgenin geri kalanından önce okunur.
İngilizce özetin sınırı
İlanın sonundaki İngilizce özet Japonca metnin tamamı değildir. Ajansın aynı ilanında Japonca metin yedi katılım koşulu sayarken İngilizce özet altı koşul sayar ve ayrıntılar için ihale belgesine gönderir. İhaleye katılma kararı yalnız İngilizce özete dayanarak verilmez; Japonca ilan ve ihale belgesi çevrilir.
Veri tabanı ve yayım zamanı
JETRO’nun devlet alımları veri tabanı, Dünya Ticaret Örgütü Devlet Alımları Anlaşması ile Japonya-AB Ekonomik Ortaklık Anlaşması kapsamındaki ihale bilgilerini aranabilir biçimde yayımlar. JETRO’ya göre devlet ve bağımsız idari kuruluşların ilanları ilke olarak resmî gazetede yayımlandıkları günün saat 15.00’inden sonra ve ertesi iş günü bitmeden veri tabanına girer. Veri tabanı bilgileri alım yapan kurumların yayımladığı ilanlardan derler; ayrıntı için ilgili kuruma başvurulur.
İlanın ihale belgesi sanılması
Sık yapılan hata, ilanın ihalenin bütün koşullarını içerdiğinin varsayılmasıdır. İlan pek çok konuda “ihale belgesine göre” der; teknik şartlar ve değerlendirme yöntemi ihale belgesindedir. Değerlendirmede teknik öneri de isteniyorsa teklifle birlikte verilen dosya teknik öneri dosyası sayfasında ele alınır.