Japon kamu ihalelerinde ve JICA’nın danışmanlık ihalelerinde yalnız fiyat değil, işin nasıl yapılacağı da değerlendirilir. Teklif verenin bu yöntemi anlattığı belgeye 技術提案書 (gijutsu teiansho) denir; JICA danışmanlık ihalelerinde aynı işlevdeki belge プロポーザル (puropōzaru) adını taşır. JICA kredisiyle yürütülen işlerde belgelerin hangi sırayla ve hangi dilde dolaştığı JICA kredili projeler sayfasının konusudur.
Kamu inşaatında teknik öneri
Japonya’nın kamu inşaatında kaliteyi teşvik eden kanununun 15. maddesine göre idare, ihaleye katılanlardan teknik öneri istemeye çalışır ve gelen öneriyi tarafsız biçimde inceleyip değerlendirir. İdare kazananı teknik öneriyle belirleyecekse bunu ve değerlendirme yöntemini önceden, sonucu da değerlendirmeden sonra açıklar. Kanunun 16. maddesi katılımcı sayısı çoksa belirli bir teknik düzeye ulaşanların önce seçilmesine izin verir.
Önerinin iyileştirilmesi
Kanunun 17. maddesine göre idare, inceleme sırasında öneri sahibinden önerisini iyileştirmesini isteyebilir ya da ona iyileştirme önerme fırsatı verebilir; bu sürecin özeti kamuya açıklanır. Çeviride ilk öneri ile iyileştirilmiş öneri ayrı sürümler olarak tutulur ve tarihleri korunur.
JICA öneri dosyasının üç bölümü
JICA’nın Ağustos 2025 tarihli öneri hazırlama kılavuzu dosyayı üç bölümde toplar: şirketin kurumsal deneyimi ve kapasitesi, işin yürütülme yaklaşımı ve görevlendirilecek uzmanların deneyimi. Kurumsal deneyim bölümünde son on yılda biten benzer işlerden en çok on tanesi yeniden eskiye doğru sıralanır ve en benzer üç iş ayrıca açıklanır. Değerlendirme, ihale belgesine ekli puanlama tablosundaki başlıklara göre yapılır.
Sayfa ve satır sınırı
Kılavuza göre işin yürütülme yaklaşımını anlatan bölümün üst sınırı her ihale için ilke olarak 10 ile 20 sayfa arasında belirlenir. Sayfa başına satır sayısı 35’i, satır başına karakter sayısı 45’i aşmamalıdır ve A3 boyutundaki bir sayfa iki sayfa sayılır. Toplam aşım üç satırı, yani 135 karakteri geçmiyorsa aşım sayılmaz.
Japonca yazım kuralı ve çeviri uzunluğu
Kılavuz, öneri dosyasında kullanılacak dilin ilke olarak Japonca olduğunu yazar. Türk ortağın katkısı Türkçe ya da İngilizce hazırlanıp Japoncaya çevrildiğinde metin uzunluğu değişir ve 45 karakterlik satır sınırı çevrilmiş metin üzerinden hesaplanır. Çeviri, yazı boyutu küçültülerek değil, sınır içinde kalacak biçimde düzenlenir.
Yerel danışman ve yabancı uzman
Kılavuza göre işin bir bölümü yerel danışmanlara alt sözleşmeyle verilecekse sözleşme yöntemi, düşünülen firmalar ve denetim yolu öneride anlatılır. Yabancı uyruklu uzmanların payı, işin toplam uzman-ayının ve uzman sayısının yarısını geçmeyecek biçimde planlanır. Japonca iletişim gereken durumlarda yabancı uzmanın Japoncası yetersiz görülürse Japonca bilen bir uzman ya da ekipten destek öngörülür.
İş akışı ve personel planı
Kılavuz, yürütme yaklaşımında işin akışını gösteren bir akış şeması ister ve iş planı ile personel planının bu şemaya bağlanmasını bekler. Personel planında değerlendirmeye giren uzmanların adı, kurumu ve derecesi yazılır; değerlendirme dışındaki uzmanlar için ad yazılmaz. Çeviride şema kutularındaki iş adları metindeki başlıklarla aynı karşılıkla verilir.
Öneri listesindeki atıfların güncellenmemesi
Kılavuz, JICA’nın özellikle istediği önerilerin dosyada hangi sayfa ve satırda yer aldığını gösteren bir öneri listesinin içindekiler bölümünden önce konmasını ister. Sık yapılan hata, çeviriden sonra sayfa düzeni değiştiği halde bu listedeki sayfa ve satır atıflarının güncellenmemesidir. Kamu ihale ilanının yapısı Japon ihale ilanı sayfasında anlatılır.