Japon alıcının teslim aldığı malı ya da işi muayene edip kabul ettiğini gösteren belgenin adı 検収書 (kenshūsho) olur. Japon ticaretinde teslim alma ile kabul iki ayrı aşamadır ve kabul belgesi bu iki aşama arasındaki farkı belgeler.
Muayene sonucunun satırları
Kabul belgesinde sipariş numarası, teslim tarihi, muayene tarihi, muayene sonucu ve kabul edilen miktar yazılır. Kusurlu bulunan miktar ve kusurun kısa tanımı ayrı bir satırda yer alabilir. Çeviride kabul edilen ve reddedilen miktarlar ayrı ayrı korunur.
Teslim alma ile kabul
Teslim alma, malın alıcının eline geçtiği andır; kabul, muayene sonucu malın sipariş koşullarına uygun bulunmasıdır. Japon belgelerinde bu iki kavram ayrı kelimelerle yazılır ve Türkçede ikisinin de “teslim alındı” diye çevrilmesi önemli bir ayrımı siler. Teslim belgesinin yapısı teslim belgesi sayfasında anlatılır.
Ödeme süresinin başladığı gün
Japon alt yüklenici kanununa göre ödeme günü malın teslim alındığı günden itibaren 60 gün içinde olmalıdır ve bu süre muayenenin tamamlandığı günden değil teslim alma gününden sayılır. Muayenenin uzaması ödeme süresini uzatmaz. Bu yüzden kabul belgesindeki muayene tarihi ile teslim tarihi çeviride birbirine karıştırılmaz.
Gecikmenin faizi
Kanuna göre sipariş veren ödemeyi zamanında yapmazsa, teslim almadan itibaren 60 günün dolduğu günden gerçek ödeme gününe kadar yıllık yüzde 14,6 gecikme faizi öder. Kabul belgesinin tarihi, bu hesabın dayandığı kayıtlardan biridir. Tarih Japon dönem takvimiyle yazılmışsa miladi karşılığı da verilir.
Kusurlu ürünün iadesi
Kanuna göre sipariş veren teslim aldığı malı kural olarak geri gönderemez; ancak kusurlu ürün, teslim alındıktan sonra altı ay içinde iade edilebilir. Kabul belgesindeki kusur kaydı, iadenin dayanağıdır. Çeviride kusurun tanımı genişletilmeden ve yumuşatılmadan aktarılır. Altı aylık sürenin hangi günden işlediği, teslim tarihinin doğru okunmasına bağlıdır.
Mühürsüz kabul belgesi
Japonya Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı’nın mühürle ilgili soru-cevabına göre fatura, teslim belgesi, kabul belgesi ve makbuz gibi belgelerde e-posta adresi, metin ve tarih gibi gönderim kayıtlarının saklanması, belgenin gerçekliğini göstermeye yardım eden önemli bir etkendir. Mühürsüz elektronik kabul belgeleri bu yüzden yaygınlaşmıştır. Çeviri, belgeyle birlikte gelen e-posta metnini de kapsayabilir.
Kabul ile ödeme onayının karışması
Sık yapılan hata, kabul belgesinin ödemenin onaylandığı belge sanılmasıdır; kabul, ödemenin koşulu değil malın uygunluğunun tespitidir. Ödeme günü kabul belgesinde değil sipariş belgesinde ve ödeme koşullarında yazılır. Ödeme koşullarının yazıldığı belge için Japon sipariş belgesi sayfasına bakılabilir.