Türkiye’de yaşayan bir Japon vatandaşı, ikamet, sigorta ya da nüfus işlemlerinde evliliğini ve çocuklarının doğumunu belgelemek zorunda kalır. Bilginin kaynağı her durumda Japon aile kütüğüdür. Belgenin kendisi ise iki yoldan gelebilir: Japonya’dan alınan kütük örneği ya da Japonya’nın Türkiye’deki büyükelçiliğinin bu kütüğe dayanarak düzenlediği belge.
Birinci yol: kütük örneği
Kütük örneği Japon belediyesinden alınır, Japonya Dışişleri Bakanlığından apostil alır ve Türkiye’de noter yeminli tercümanca çevrilip noterce onaylanır. Nüfus Hizmetleri Uygulama Yönetmeliğinin 59. maddesi, Apostil Sözleşmesine taraf ülkelerin belgelerini apostil ve noter onaylı Türkçe tercümeyle işleme alır. Bu yol Türk kurumlarının belge listelerinde en açık yazan yoldur.
İkinci yol: büyükelçilik belgesi
Japonya’nın Ankara Büyükelçiliği, kişinin evlilik ve doğum gibi kişisel durum bilgilerini gösteren belgeleri Türkçe ya da İngilizce düzenler. Konsolosluk belgesine apostil uygulanmaz; Ankara’daki bir yabancı temsilciliğin belgesi T.C. Dışişleri Bakanlığında tasdik edilir. Belge Türkçe düzenlendiyse ayrıca çeviri gerekmez; İngilizce düzenlendiyse noter onaylı Türkçe tercümesi eklenir.
Japonya adımı ortadan kalkmaz
JETRO’nun Türkiye’de çalışma ve ikamet rehberi, Japon büyükelçiliğinden ya da başkonsolosluğundan evlilik ve doğum belgesi alınırken üç ay içinde düzenlenmiş bir kütük örneğinin gerektiğini yazar. Yani ikinci yol da Japonya’dan taze bir kütük örneği getirmeyi gerektirir. Fark, bu örneğin apostil ve Türkçe çeviri yerine büyükelçiliğe ve Dışişleri Bakanlığına gitmesindedir.
Belgenin kullanıldığı yerler
Aynı rehber, Türkiye’de çalışan Japon personelin beraberindeki aile üyelerinin sosyal güvenlik kaydında çalışma izni ve pasaportun yanında evlilik belgesinin, çocuk varsa doğum belgesinin istendiğini yazar. Aynı belgelerle aile ikamet izni dosyasında da karşılaşılır. Bir belge setinin birden çok kurumda kullanılacağı baştan bilinirse kaç nüsha hazırlanacağı da buna göre belirlenir.
Dilin etkisi
Büyükelçilik belgesi Türkçe alındığında Türkiye’deki noter yeminli Japonca tercüman aşaması tamamen düşer. Japonca tercüman arzının dar olduğu düşünüldüğünde bu, takvimde en çok zaman kazandıran halkadır. Belge İngilizce alınırsa çeviri yine gerekir, ama çeviri Japoncadan değil İngilizceden yapılır.
Kurum hangisini kabul ediyor
Göç İdaresinin listeleri yurt dışından alınan belge için apostil ve noter onaylı Türkçe tercüme yazar. Türkiye’deki yabancı temsilciliğin düzenlediği belgenin aynı listede nasıl değerlendirildiği her kurumun sayfasında ayrıca yazmaz. Bu yüzden ikinci yol seçilmeden önce belgeyi alacak kurum, büyükelçilik belgesini Dışişleri tasdikiyle kabul edip etmediğini yazılı olarak doğrular.
İstanbul’daki başkonsolosluk
Dışişleri Bakanlığının tasdik rehberine göre yabancı temsilcilik Ankara dışında bir şehirdeyse belgesi o şehrin valiliğinde tasdik edilir. Japonya’nın İstanbul Başkonsolosluğundan alınan bir belge için tasdik makamı bu yüzden farklıdır. Belgenin hangi temsilcilikten alınacağı tasdikin nerede yapılacağını da belirler.
Bağlantılı sayfalar
Tasdik adımı Japon Büyükelçiliği belgesine Dışişleri tasdiki sayfasında, kütük örneğinin kendisi koseki tōhon sayfasında anlatılır.