MEXT başvurusu e-postayla PDF olarak yapılır, ama Japonya’ya tavsiye edilecek adaylardan dosyanın asılları istenir. 2026 döngüsünde birinci aşama sonucu 14 Temmuz’da açıklandı ve asılların teslimi için son gün 28 Temmuz’du. Bu iki hafta, başvurudan beri bekleyen belge işlerinin sonuçlandığı dönemdir.
İki haftalık pencere
Birinci aşama sonucu ilan edildiğinde adayların listesi büyükelçiliğin sitesinde yayımlanır ve listedeki araştırma adaylarına bir başarı belgesi verilir. Bu adaylar başvuru dosyasını bütün orijinal imzalı ve damgalı belgelerle birlikte teslim eder. Asıllar büyükelçiliğe elden ya da kargoyla ulaştırılır.
Başvuru ile teslim arasındaki fark
Büyükelçilik posta ve kargoyla yapılan başvuruları kabul etmez; başvuru yalnız e-postayla yapılır. Asıl belgelerin teslimi ise başvuru değil, birinci aşamadan sonraki bir adımdır ve elden ya da kargoyla yapılabilir. Kargo seçilirse gönderinin 28 Temmuz’dan önce ulaşacağı hesaplanmalıdır.
Dijital belge geçmez
Büyükelçilik, yalnız dijital biçimde alınmış belgelerin geçerli sayılmayacağını açıkça yazar. E-posta ile gelen bir not dökümü ya da yalnız çevrim içi doğrulanan bir belge, bu aşamada ıslak imzalı ve damgalı bir asılla değiştirilir. Üniversiteden bu asılların zamanında istenmesi, iki haftalık pencerenin ilk işidir.
Onaylı çevirilerin asılları
Başvuruda PDF olarak verilen onaylı çevirilerin asılları da teslim edilir. Noter yolu seçildiyse noter onaylı çevirinin ıslak imzalı nüshası, üniversite bölümü yolu seçildiyse bölümün kaşesini ve imzasını taşıyan asıl dosyaya girer. Başvurudan sonra bu asılların kaybolmaması ya da başka bir yere verilmemesi gerekir.
Tavsiye mektubunun aslı
Tavsiye formu adaya kapalı zarfta verilmiş olabilir ve başvuru için zarf açılıp form taranmıştır. Asıl teslimde formun kendisi dosyaya girer. Tavsiye veren kişinin imzasının ıslak imza olarak bulunduğu kontrol edilmelidir.
Tam not dökümü
Başvuruyu son döneme kadarki kısmi dökümle yapan aday, tam dökümü aldığında derhal büyükelçiliğe teslim eder. Tam döküm Türkçe ise onun da onaylı İngilizce ya da Japonca çevirisi hazırlanır. Asıl teslim dönemi, bu belgenin dosyaya eklenmesi için doğal bir andır.
Eksik dosyanın sonucu
2027 duyurusu, dosyasında eksik bulunan adayların uyarılmayacağını ve Japonya’daki ikinci aşamada değerlendirilmeyeceğini yazar. Asıl teslimde eksik kalan bir belge sonradan tamamlanamaz. Teslimden önce başvuru PDF’indeki her sayfanın bir aslı olup olmadığı tek tek karşılaştırılmalıdır.
Teslim listesini hazırlamak
Başvuru dosyasının içindekiler listesi, asıl teslim için kontrol listesine dönüştürülürse iki hafta yeterli olur. Türk not dökümünün yapısı transkript sayfasında, burs belgelerinin çevirisi burs ve kabul belgeleri çevirisi sayfasında anlatılır. Asıl teslim kuralı büyükelçiliğin araştırma bursu sayfasındadır.