Japonya’da aile kütüğü belgesi uzun süre yalnız kütüğün kayıtlı olduğu belediyeden istenebiliyordu. 1 Mart 2024’te yürürlüğe giren kütük kanunu değişikliği bu kuralı gevşetti, ama kolaylık Japonya dışında yaşayanlara aynı ölçüde ulaşmadı.
1 Mart 2024’te gişede değişen kural
Japonya Adalet Bakanlığının duyurusuna göre kütük belgesi ve kapanmış kütük belgesi, kayıt yerinin dışındaki herhangi bir belediye gişesinden de istenebiliyor. Uygulamanın Japonca adı 広域交付, yani geniş alanlı veriliştir. Ülkenin farklı yerlerinde kayıtlı birkaç kütüğün belgesi de tek bir gişeden birlikte istenebiliyor.
Belgeyi kimler isteyebilir
Bu yol yalnız belge sahibine, eşine, anne, baba ve büyükanne gibi üst soyuna ve çocuk ile torun gibi alt soyuna açıktır. Kardeş, yeğen ya da bir tanıdık bu yolla belge isteyemez. Gişede sürücü belgesi, kişisel numara kartı ya da pasaport gibi fotoğraflı bir kimlik gösterilir.
Yolun üç sınırı
Birincisi, başvuru yalnız gişede ve şahsen yapılır; posta ile ya da vekil aracılığıyla istenemez. İkincisi, bu yolla tek kişiyi gösteren kısmi örnek verilmez, yalnız kütüğün tamamının örneği alınır. Üçüncüsü, bilgisayara aktarılmamış bazı eski kütükler uygulamanın dışında kalır ve yine kayıt yerindeki belediyeden istenir.
Türkiye’de yaşayan belge sahibi için anlamı
Değişiklik, Japonya dışındaki bir kişinin belgeyi uzaktan almasını kolaylaştırmadı. Posta ve vekil yasağı nedeniyle Türkiye’de oturan bir Japon vatandaşı bu yoldan yararlanmak için Japonya’da bir gişeye gitmek zorundadır. Kayıt yerindeki belediyeden belge istemenin kendi kuralları ise bu değişikliğin konusu değildir.
Japonya’daki yakın için anlamı
Asıl kazanç, Japonya’da yaşayan anne, baba ya da yetişkin çocuk gibi yakınlarındır. Kütük uzak bir ilde kayıtlı olsa bile yakın, oturduğu yerdeki belediyeden tam örneği alabilir. Türk makamına gidecek belgenin temini böylece bu yakının tek bir gişe ziyaretine iner.
Belgenin türü ve eski kayıtlar
T.C. Tokyo Büyükelçiliğinin tescil listelerinde istenen belge kütüğün tam örneğidir ve geniş alanlı veriliş bu türü kapsar. Ancak geçmişteki değişiklikleri gösteren eski biçimli bir kayıt gerekiyorsa, bu kaydın bilgisayara aktarılıp aktarılmadığı gişeye gitmeden sorulmalıdır. Aksi halde yakın, belgenin bir kısmını alamadan dönebilir.
Apostil takvimiyle birlikte düşünmek
Belge Türkiye’de kullanılacaksa zincir gişede bitmez; Japonya Dışişleri Bakanlığı apostil başvurusunda belgenin düzenlenmesinden bu yana üç aydan fazla geçmemiş olmasını arar. Yakının belgeyi aldığı gün bu sürenin başladığı gündür. Belgeyi çok erken almak, sonraki adımlar gecikirse süreyi tüketir ve gişe ziyaretinin tekrarlanmasına yol açar.
Yakınla kurulacak plan
Japonya’da yakını olan belge sahibi, belgenin hangi tarihte ve hangi türde alınacağını o yakınla birlikte planlamalıdır. Tam örneğin üzerinde ne yazdığı koseki tōhon sayfasında, üç aylık sürenin hesabı belge geçerlilik hesabı aracında anlatılır. Kuralın kaynağı Japonya Adalet Bakanlığının duyurusudur.