Japonya Dışişleri Bakanlığı apostil başvurusunu yurt dışından kabul etmez; Türkiye’deki kişi işi Japonya’daki bir vekille yürütür. Vekile verilecek yetki belgesi Türkiye’de yazılır ve Japonya’ya gönderilir. Japonca adı 委任状 (ininjō) olan bu belgenin biçimi, hangi Japon makamına verileceğine göre değişir.
Bakanlık için
Bakanlık apostil başvurusundaki vekâletname için belirli bir biçim aramaz; başvuru formundaki vekâlet alanı da kullanılabilir. Aranan şey vekâlet verenin el yazısıyla attığı imzadır; kişisel mühür istenmez. Bakanlık vekâletnamenin kopyasını da kabul eder.
Türk noteri gerekmez
Bakanlığın kuralı vekâletnamenin noterce onaylanmasını aramaz. Türkiye’de yaşayan kişi vekâletnameyi kendisi yazıp imzalayabilir ve taranmış kopyasını vekile gönderebilir. Türk noterinde vekâletname düzenletmek bu işlem için gereksiz bir adımdır.
Çocuğun belgesinde
Bakanlığa göre çocuğun belgesi için başvuruyu velisi yapıyorsa çocuğun vekâletnamesi gerekmez. Belgede başvuranın veli olduğu yazmıyorsa anne ya da babalığı gösteren bir belge istenir. Türkiye’de yaşayan bir ebeveyn bu durumda vekile ebeveynliği gösteren belgeyi de gönderir.
Adalet bürosunda
Tokyo Adalet Bürosu noter mührü onayı için vekâletname istemez. Başvuruyu belge sahibinden başka biri de yapabilir. Vekilin bu adımı yürütmesi için ayrı bir yetki belgesi gerekmez.
Japon noterinde
Japon noterinin onayı gereken bir özel belgede imza sahibi Türkiye’deyse, noterler birliğine göre bir vekil noterin önünde imzanın sahibine ait olduğunu kabul edebilir. Bunun için imza sahibinin vekile verdiği vekâletname gerekir. Noterler birliği bazı yabancı kurumların vekille onayı kabul etmediğini ve imza sahibinin noterin önünde imza atmasını istediğini de hatırlatır.
Vekâletnamede ne yazar
Vekâletnamede vekâlet verenin ve vekilin adı ve adresi, işin konusu, yani hangi belgeye hangi onayın isteneceği, tarih ve imza yer alır. Bakanlığa verilecek vekâletname Japonca ya da İngilizce yazılabilir; bakanlık başvuru formunun da bu iki dilde doldurulmasını ister. Türkçe yazılan metnin yanına Japonca ya da İngilizce karşılığı eklenir.
Bakanlığın vekile ulaşması
Bakanlık başvuruda eksik bir nokta olduğunda formdaki telefon numarasını arar ve cevapsız aramalarda hafta içi belirli saatlerde geri aranmasını ister. Bu yüzden formda vekilin gün içinde ulaşılabilen Japonya’daki numarası yazılır. Türkiye ile Japonya arasındaki saat farkı, Türkiye’deki bir numaranın bu iş için kullanışsız olmasına yol açar.
İade adresi
Bakanlık onaylanan belgeyi yalnız Japonya içindeki bir adrese gönderir. Vekilin adresi bu yüzden vekâletnamede ve iade zarfında aynı yazılır. Belge Türkiye’ye vekil tarafından gönderilir.
İlgili sayfalar
Yurt dışından başvurunun kuralı Türkiye’den Japon apostili sayfasında, Japon noterinin onayı kōshōnin onayı sayfasında anlatılır.