Japon hukuk dili belgeleri iki büyük gruba ayırır: kamu kurumunun ya da kamu görevlisinin düzenlediği 公文書 (kōbunsho) ve kişilerin ya da şirketlerin düzenlediği 私文書 (shibunsho). Bir belgenin hangi gruba girdiği, çevirisinin ve tasdikinin nasıl yapılacağını da belirler.
İspat bakımından ayrım
Japon Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 228. maddesine göre belgenin gerçek olduğu kanıtlanmalıdır. Maddenin ikinci fıkrası, biçimi ve içeriğinden bir memurun görevi gereği düzenlediği anlaşılan belgenin gerçek bir resmî belge sayılacağını söyler. Dördüncü fıkraya göre özel belge ise ancak kişinin ya da vekilinin imzası veya mührü varsa gerçek sayılır.
Yabancı resmî belgeler
Maddenin beşinci fıkrası, resmî belgeye ilişkin karineyi yabancı ülkenin resmî makamlarınca düzenlendiği anlaşılan belgelere de uygular. Bir Türk nüfus kayıt örneği ya da Türk mahkeme kararı bu bakımdan Japon mahkemesinde resmî belge olarak değerlendirilebilir. Belgenin Japonca çevirisi ise ayrıca eklenir.
Yurt dışında kullanım bakımından ayrım
Japonya Dışişleri Bakanlığına göre bakanlık yalnız kamu kurumlarının düzenlediği ya da kōshōnin’in tasdik ettiği belgeler üzerinde işlem yapar. Kişi ya da şirketin düzenlediği özel belge önce kōshōnin’den tasdik alır, ardından adalet bürosu başkanının mühür teyidinden geçer. Bakanlığın tablosuna göre ticaret odası ve vakıf gibi kuruluşların belgeleri de bu yolu izler.
Hangi belge hangi gruptadır
Belediyenin düzenlediği kütük ve yerleşim kaydı belgeleri ile adalet bürosunun düzenlediği ticaret sicili belgesi resmî belgedir. Şirketin ana sözleşmesi, yönetim kurulu tutanağı, vekâletname ve işverenin düzenlediği çalışma belgesi ise özel belgedir, üzerinde şirket mührü bulunsa bile. Bakanlığın tablosu özel üniversitelerin belgelerini de doğrudan apostil alamayan belgeler arasında sayar.
Türk hukukunda karşılığı
Türk okur için karşılığı “resmî belge” ve “özel belge” ya da usul hukukundaki ifadeyle “resmî senet” ve “adi senet”tir. İki hukukta da resmî belgenin ispat gücü daha yüksektir. Fark, Japonya’da bu ayrımın belgenin yurt dışına gönderilme yolunu da doğrudan belirlemesidir.
Resmî ve özel belge adlarının çevirisi
Önerilen karşılıklar: kōbunsho için “resmî belge”, shibunsho için “özel belge”, 外国向け私署証書 (gaikoku muke shisho shōsho) için “yurt dışında kullanılacak özel belge”. Belge kendi başlığında bir gruba işaret ediyorsa bu ifade de çeviride korunur.
Sık yapılan yanlış
Şirket mührü taşıyan her belgeyi resmî belge sanmak sık görülen bir yanlıştır; mührün sahibi bir kamu kurumu değilse belge özel belgedir. Özel belgenin tasdiki shisho shōsho no ninshō, onay zincirinin tamamı onay bölümünde anlatılır.