Japonya’da yaşayan bir Türk vatandaşının Türkiye’deki bir işi, örneğin bir taşınmaz satışı ya da bir dava için vekâlet vermesi gerekebilir. Bu vekâletname iki yoldan hazırlanabilir: Japon noteri önünde düzenlenen bir 委任状 (ininjō) ya da T.C. Tokyo Büyükelçiliğinde düzenlenen Türkçe vekâletname. Bu sayfa ikinci yolu anlatır.
Temsilcilik noter işlevi görür
Tokyo Büyükelçiliği vekâletname, muvafakatname ve diğer noterlik işlemlerini yapar. İşlem Türkçe düzenlendiği ve bir Türk makamının işlemi olduğu için Türkiye’de ayrıca çeviri ya da apostil gerektirmez. Japon noteri yolunda ise Japon apostili ve Türkiye’de noter onaylı çeviri eklenir.
Bizzat ve randevuyla
Büyükelçilik noterlik işlemleri için posta ile işlem yapmaz; vekâlet veren kişi randevuyla bizzat gelir. Vekâletname için iki fotoğraf istenir, birden çok nüsha isteniyorsa her nüsha için bir fotoğraf daha eklenir. Vekâletname dışındaki noterlik işlemlerinde fotoğraf gerekmez.
Kimlik kartı şartı
Büyükelçilik noterlik işlemlerinde yeni tip T.C. kimlik kartının aslını ve önlü arkalı iki fotokopisini ister. Eski tip nüfus cüzdanlarıyla işlem yapılmadığını açıkça yazar. Pasaport ya da sürücü belgesiyle düzenlenen vekâletnamelerin geçersiz sayılabileceğini de hatırlatır.
Vekilin bilgileri
Vekâlet verilecek kişinin T.C. kimlik numarası ve doğum tarihi bilinmeden vekâletname yazılamaz. Vekil avukatsa adı, kimlik numarası, kayıtlı olduğu baro ve baro sicil numarası ile adres ve telefon bilgileri verilir. Bu bilgiler başvurudan önce Türkiye’den temin edilir.
Özel metin
Büyükelçiliğin şablonlarında bulunmayan ve özel ifadeler içeren bir vekâlet metni isteniyorsa metnin Word dosyası olarak önceden büyükelçiliğin e-posta adresine gönderilmesi istenir. Büyükelçilik PDF dosyasının açılamadığını ve kopyalanamadığını belirtir. Türkiye’deki avukatın hazırladığı metin bu yüzden düzenlenebilir biçimde iletilir.
Türkçe bilmeyen kişi
Türkçe bilmeyen kişinin, örneğin Japon eşin, yaptıracağı her noterlik işleminde büyükelçiliğin listesinden kendi seçeceği bir yeminli tercüman metni çevirmek üzere ona eşlik eder. Tercüman listenin dışından seçilemez. Bu kural temsilcilikteki işlemin Japonca konuşan taraf için anlaşılır olmasını sağlar.
Yaşlı ve okuma yazma bilmeyen
Altmış beş yaşın üstündeki kişilerin özellikle mali konulu vekâletlerinde, anlama ve kendini ifade etme gücünü gösteren yakın tarihli bir doktor raporu istenebilir. Okuma yazma bilmeyenler, Noterlik Kanununun 87. maddesi gereğince, birinci dereceden akrabası olmayan ve Türkçe okuyup yazan iki Türk şahitle gelir. Zihinsel engelli kişi adına vekâleti yalnız mahkemece atanmış vasi verebilir.
Japon noteri yolu
Vekâlet veren kişi Japon noteri önünde işlem yapmayı tercih ederse ya da temsilcilik Türk vatandaşı olmayan kişinin işlemini yapmıyorsa zincir değişir: Japon noteri onayı, adalet bürosu onayı ve Japonya Dışişleri Bakanlığının apostili. Türk vatandaşı olmayan kişinin temsilcilikte hangi işlemi yapabileceği randevudan önce sorulur. Belge Türkiye’ye gelince noter yeminli tercümanca çevrilir ve noterce onaylanır. Japon noterinin onayı kōshōnin onayı sayfasında ayrıntılı işlenir.