Japonya’dan elde edilmiş bir belge Türkiye’ye ulaştığında, apostil adımının da Türkiye’de tamamlanabileceği düşünülür. Valilik ya da kaymakamlık yakın ve bildik bir makamdır. Ancak apostil, belgenin düzenlendiği ülkenin işidir.
Yaygın kanı: apostil Türkiye’de tamamlanır
İnanışa göre Japon kütük örneği ya da adli sicil belgesi Türkiye’ye getirildikten sonra bir valilikte apostillenebilir ve ardından noter onaylı çeviriyle kullanılır. Bu düşünceyle belge Japonya’dan apostilsiz gönderilir. Belge Türkiye’ye geldiğinde apostil için yeniden Japonya’ya dönmek gerekir.
Türk makamının açık cümlesi
Onikişubat Kaymakamlığının apostil sayfası, yabancı ülkede düzenlenmiş belgeye kaymakamlıkça Türkiye adına apostil düzenlenmeyeceğini yazar. Sözleşme uygulanıyorsa belgenin düzenlendiği ülkedeki yetkili apostil makamına başvurulur. Türk valilik ve kaymakamlıkları yalnız Türkiye’de düzenlenmiş belgelere apostil verir.
Japonya’daki yetkili makam
Japon kamu belgelerine apostili Japonya Dışişleri Bakanlığı verir ve başvuru Tokyo’daki ya da Osaka’daki birime yapılır. Bakanlık yurt dışından posta ile başvuru kabul etmez ve onaylanan belgeyi yalnız Japonya içindeki bir adrese gönderir. Türkiye’deki belge sahibi için bakanlığın önerdiği yol, Japonya’da oturan bir vekil aracılığıyla başvurmaktır.
Japon temsilciliğinin tasdiki apostil değildir
Bakanlık, bazı ülkelerin Japon belgesi için yerel Japon temsilciliğinin tasdikini isteyebileceğini ve bakanlığın onayladığı belgenin temsilcilikte ayrıca tasdik edilemeyeceğini yazar. Temsilcilikte tasdik edilmiş bir belgeye de sonradan bakanlık onayı verilmez. İki yol birbirinin yerine geçer, ama üst üste kullanılamaz.
İnanış neden yaygın
Türkiye’de noter onaylı çevirinin apostili valilikte ya da kaymakamlıkta alınır ve bu adım çoğu zaman Japon belgesiyle aynı dosyada yer alır. Çevirinin apostili ile belgenin apostili karıştırılır. Oysa Türk makamı çeviriyi onaylayan noterin imzasına apostil verebilir, Japon belgesinin kendisine veremez.
Türk temsilciliğinin tercüme tasdiki
Türk Dışişleri Bakanlığının tasdik açıklaması ikinci bir yol da tarif eder: yabancı belgenin yeminli tercümanca yapılan Türkçe çevirisinin o ülkedeki Türk temsilciliğince tasdik edilmesi. Japonya’da bu, belgenin T.C. Tokyo Büyükelçiliğine kayıtlı bir tercümana çevrilip büyükelçilikte tasdik ettirilmesidir ve büyükelçilik bu işlemi posta ile de kabul eder. Başvurulacak Türk kurumunun bu yolu kabul edip etmediği önceden sorulmalıdır.
Türk makamı ne ister
Türkiye Göç İdaresi Başkanlığının ikamet belge listeleri, yurt dışından alınan belgenin noter onaylı Türkçe tercümesini ve apostil şerhini ister. Apostilin, belge Japonya’dan çıkmadan önce alınması gerekir. Apostilsiz gelen belge için konsolosluk ve Dışişleri tasdikine dayanan daha uzun bir yol kalır.
Belge Japonya’dan çıkmadan
Japonya’daki yakın ya da aracı, belgeyi aldıktan sonra Türkiye’ye göndermeden önce apostili tamamlamalıdır. Türkiye’den yapılacak planlama Türkiye’den Japon apostili sayfasında, bakanlığın apostil yolu Japonya Dışişleri Bakanlığı apostili sayfasında anlatılır. Kaymakamlığın açıklaması apostil sayfasındadır.