Türkiye’de kullanılacak Japon belgesinin apostili Japonya Dışişleri Bakanlığından alınır ve bu adım çoğunlukla Japonya’daki bir yakın ya da aracı tarafından yürütülür. Bakanlık, 18 Eylül 2026 tarihli sayfalarında Tokyo gişesinin işleyişinde 5 Ekim 2026’dan geçerli iki değişiklik duyurdu.
Birinci değişiklik: çevrim içi randevu
5 Ekim 2026’dan sonra Tokyo’daki gişede başvuru yalnız çevrim içi randevuyla yapılabiliyor; randevusu olmayan kişinin başvurusu alınmıyor. Gişe başvuruları hafta içi 14.00 ile 16.00 arasında kabul ediliyor. Randevu tamamlanınca gelen e-posta, fotoğraflı kimlik belgesiyle birlikte gişeye götürülür.
İkinci değişiklik: teslim yalnız postayla
Tokyo gişesinde başvuru yapan kişi de onaylanmış belgeyi elden alamıyor; belge postayla gönderiliyor. Bakanlık bu yüzden takip edilebilen bir iade zarfının başvuruya getirilmesini istiyor ve bina içinde zarf ya da pul satılmadığını hatırlatıyor. Eksiksiz başvurularda belge, alındıktan üç iş günü sonra postaya veriliyor; pazartesi alınan başvuru perşembe öğleden sonra gönderiliyor.
Osaka bürosundaki işleyiş
Bakanlığın Osaka bürosunda gişe başvurusu için randevu gerekmiyor. Ancak orada da belge ilke olarak postayla veriliyor ve bakanlık iki birimde de mümkün olduğunca posta ile başvuru yapılmasını istiyor. Tokyo’da düzenlenmiş bir belge için Osaka’ya başvurmak da mümkün.
Değişmeyen kurallar
Yurt dışından posta ile başvuru kabul edilmiyor ve onaylanan belge yalnız Japonya içindeki bir adrese gönderiliyor. Belge başvuru sahibinin kendi adresine iade ediliyor; başka bir kişiye ya da gönderen adresinden farklı bir adrese yollanmıyor. Belgenin düzenlenmesinden bu yana üç ay geçmemiş olması şartı da aynen sürüyor.
Vekâletle başvuru
Bakanlık, başvurunun bir vekil tarafından yapılmasını kabul ediyor. Vekâlet, başvuru formundaki ilgili bölüme ya da serbest biçimli ayrı bir kâğıda belge sahibinin el yazısıyla attığı imzayla verilir; kişisel mühür gerekmez ve imzalı kâğıdın kopyası da yeterlidir. Türkiye’deki belge sahibi bu imzalı yetkiyi Japonya’daki yakınına önceden göndermelidir.
On belge ve üzeri
Bakanlık, gişe ve posta başvurularında bir seferde on ya da daha fazla belge için onay istendiğinde, yoğunluğa göre işlemin olağan üç iş gününden uzun sürebileceğini yazar. Bir şirketin kuruluş dosyası ya da bir aile dosyası gibi çok belgeli işlerde bu not takvime eklenmelidir. Randevu boşluğu ve iade postası da zincire birkaç gün ekleyebilir.
Tokyo gişesini seçmeden önce
Tokyo gişesi seçilecekse randevu, belge alınmadan önce ayarlanmalı ve iade zarfı hazır tutulmalıdır; posta başvurusu çoğu durumda aynı sonucu gişeye gitmeden verir. Gişenin kendisi Gaimushō Tokyo gişesi sayfasında, posta yolu Japon apostiline posta ile başvuru sayfasında anlatılır. Duyuru Japonya Dışişleri Bakanlığının başvuru sayfasındadır.