Japon iş hayatında tarafların vardığı bir uzlaşmayı kısa bir belgeyle kayda geçirdiği metne 覚書 (oboegaki) denir. Kelime “not” ya da “hatırlatma” anlamı taşıdığı için Türk okur belgeyi hafif bir yazışma sanabilir. Oysa içeriğine göre bir mutabakat notu, bağlayıcı bir sözleşme ya da sözleşme değişikliği olabilir.
Mutabakat notunun yapısı
Mutabakat notu çoğunlukla başlık, tarafların adları, dayandığı ana sözleşmeye atıf, numaralı maddeler, düzenleme tarihi ve tarafların imza ya da mühür bölümünden oluşur. Ana sözleşmeye atıf, notun bir değişiklik mi yoksa bağımsız bir uzlaşma mı olduğunu gösterir. Çeviride atıf yapılan sözleşmenin adı ve tarihi Japonca asıldaki gibi korunur.
Adın değil içeriğin önemi
Japon vergi idaresine göre bir belgenin damga vergisine tabi olup olmadığına belgenin adına ya da biçimsel ifadelerine göre değil, içeriğinin gerçek anlamına göre karar verilir. Bir mutabakat notu, bir satış sözleşmesinin koşullarını değiştiriyorsa o sözleşme türünün vergi kuralına girebilir. Bu ilke vergi dışında da yol göstericidir: notun hukuki niteliği başlığından değil maddelerinden anlaşılır.
Vergiye tabi belgenin üç şartı
İdareye göre bir belge damga vergisine tabi sayılmak için kanundaki 20 belge türünden birinin konusunu içermeli, bu konuyu taraflar arasında kanıtlamak amacıyla düzenlenmeli ve muaf belgelerden olmamalıdır. İdare, belgenin bütününe olduğu kadar tek tek maddelerine de bakılacağını yazar. Mutabakat notunda bir fiyat ya da bedel maddesi bu yüzden özellikle dikkat ister.
Hesaplanabilen tutar
İdareye göre belgede tutar yazmasa da birim fiyat, miktar ya da işaretlerden taraflarca tutar hesaplanabiliyorsa bu hesaplanan tutar belgenin tutarı sayılır. Bir mutabakat notunda yalnız birim fiyatın değiştirilmesi bu yüzden tutarsız bir belge anlamına gelmez. Çeviride birim fiyat ve miktar satırları eksiksiz aktarılır.
Mühür ve imza
Mutabakat notunda tarafların mühürleri çoğunlukla ana sözleşmedeki mühürlerle aynıdır. Japon hükümetinin soru-cevabına göre özel hukukta sözleşme tarafların iradelerinin uyuşmasıyla kurulur ve mühür, özel bir hüküm yoksa geçerlilik şartı değildir. Mühür ve belgeye basılma biçimi ōin sayfasında anlatılır.
Ana sözleşmeyle çelişki
Bir mutabakat notu ana sözleşmeyle çelişirse hangisinin öncelikli olduğu çoğunlukla notun kendisinde yazılır. Japonca metinde bu öncelik “bu not ana sözleşmeye önceliklidir” anlamında açık bir maddeyle ya da notun tarihinin sonra olmasıyla belirlenir. Çeviride öncelik maddesi kelimesi kelimesine aktarılır.
Notun hafif bir yazı sanılması
Sık yapılan hata, oboegaki kelimesinin “not” ya da “hatırlatma yazısı” diye çevrilerek belgenin bağlayıcılığının küçültülmesidir. İçeriğe göre “mutabakat notu”, “ek protokol” ya da “değişiklik sözleşmesi” karşılıkları seçilir. Japonca sözleşmelerin çeviri düzeni için Japonca sözleşme çevirisi sayfasına bakılabilir.