Tedarikçinin üretimde insan, makine, malzeme ya da yöntem değişikliği yapmadan önce Japon müşteriye başvurduğu belgenin adı 4M変更申請書 (yon-emu henkō shinseisho) olur. Dört M, bu dört unsurun Japon kalite geleneğindeki kısaltmasıdır. Türk tedarikçinin rutin saydığı bir değişiklik, Japon müşteri için onay gerektiren bir olaydır.
Dört unsur
İnsan değişikliği yeni bir operatörü ya da vardiya düzenini, makine değişikliği yeni bir tezgâhı ya da kalıbı, malzeme değişikliği yeni bir hammadde tedarikçisini, yöntem değişikliği ise süreç koşullarını ya da sırasını anlatır. Başvuru belgesinde hangi unsurun değiştiği işaretlenir ve değişikliğin önceki ve sonraki hali yan yana yazılır. Çeviride bu karşılaştırma tablosu eksiksiz korunur. Bazı müşteriler ölçüm yöntemini ayrı bir beşinci unsur olarak da sayar.
Başvurunun ekleri
Başvuruya çoğunlukla değişikliğin gerekçesi, risk değerlendirmesi, değişiklik sonrası deneme üretiminin muayene sonuçları ve güncellenmiş süreç kalite tablosu eklenir. Müşteri onayladıktan sonra ilk sevkiyatlar ayrıca işaretlenebilir. Eklerin her biri kendi belge türünün kurallarıyla çevrilir.
Müşteri kaynaklı değişiklik
Değişikliği bazen müşteri ister. Japon alt yüklenici kanununa göre sipariş veren, siparişi iptal ettiğinde ya da değiştirdiğinde ve teslimden sonra yeniden işlem istediğinde bunun maliyetini üstlenmelidir. Japon hukukuna tabi bir tedarik ilişkisinde müşteri kaynaklı değişiklik yazışması bu yüzden maliyetin kime ait olduğunu da yazar.
Belirlenmiş malzemenin dayatılması
Aynı kanun, sipariş verenin kendi belirlediği ürün ya da malzemeyi, hizmeti ya da kiralamayı satın almaya zorlamasını ve bunun bedelini yükleniciye yüklemesini yasak davranışlar arasında sayar. Malzeme değişikliği müşterinin isteğiyle yapılıyorsa belge bu isteği açıkça gösterir. Çeviride isteğin kimden geldiği belirsiz bırakılmaz.
Denetim ve bilgi talebi
Değişiklik onayı için Japon müşteri tedarikçinin tesisini denetleyebilir. Japon Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Ajansı’nın fikrî mülkiyet yönergesine göre denetim ya da kalite güvencesi için gizli bilgi gerekiyorsa denetlenecek yerler önceden belirlenir ve amacın ötesinde bilgi alınmaz. Denetim planının Türkçesi, hangi alanların inceleneceğini sınırlarıyla birlikte gösterir.
Bildirim zamanlaması
Japon müşteri değişikliğin uygulanmasından önce bildirim ve onay ister; uygulamadan sonra yapılan bildirim, izinsiz değişiklik sayılabilir. Başvuruda planlanan uygulama tarihi ve ilk sevkiyatın tarihi ayrı ayrı yazılır. Tarihler Japon dönem takvimiyle yazılmışsa çeviride miladi karşılıkları da verilir.
“Küçük” değişikliğin bildirilmemesi
Sık yapılan hata, ürün ölçüsünü etkilemediği düşünülen bir değişikliğin bildirilmemesidir. Japon müşteri için ölçü değişmese de sürecin değişmesi bir risk kaynağıdır. Süreç kalite tablosunun yapısı QC süreç tablosu sayfasında anlatılır.