Tedarikçinin bir kusura ilişkin neden analizini ve önlemini Japon müşteriye bildirdiği rapora 是正処置報告書 (zesei shochi hōkokusho) denir. Rapor, müşterinin kusur bildirimine verilen resmî yanıttır ve Japon kalite terimlerinin kesin ayrımlarını kullanır. Bu ayrımlardan biri Türkçeye yanlış geçerse rapor, müşterinin istediği işlemi yapmamış gibi görünür.
Japon kalite terimleri standardı
JIS Q 9000:2015, kalite yönetiminin temel kavramlarını, ilkelerini ve terimlerini tanımlayan Japon standardıdır. Japon Standartlar Birliği’ne göre standart, kalite yönetim sistemi kuran kuruluşlardan, tedarik zincirinde güven arayan kuruluşlara ve terimlerin ortak anlaşılmasını isteyen taraflara kadar geniş bir kitleye yöneliktir. Rapordaki kalite terimleri bu standardın tanımlarına göre okunur.
Düzeltme
JIS Q 9000’deki tanıma göre düzeltme, Japonca 修正 (shūsei), tespit edilen bir uygunsuzluğu gidermek için yapılan işlemdir. Kusurlu parçanın ayıklanması, yeniden işlenmesi ya da değiştirilmesi bu türdendir. Düzeltme, sorunun nedenini ortadan kaldırmaz.
Düzeltici faaliyet
Aynı standarda göre düzeltici faaliyet, Japonca 是正処置 (zesei shochi), bir uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırmak ve tekrarını önlemek için yapılan işlemdir. Rapordaki kalıcı önlem bölümü bu işlemi anlatır. Türkçede iki terimin de “düzeltme” diye çevrilmesi, raporun yalnız ayıklama yapmış gibi okunmasına yol açar.
Raporun bölümleri
Japon düzeltici faaliyet raporu çoğunlukla kusurun tanımı, geçici önlem, kusurun oluşma nedeni, kusurun gözden kaçma nedeni, kalıcı önlem, önlemin etkisinin doğrulanması ve benzer ürünlere yaygınlaştırma bölümlerinden oluşur. Oluşma nedeni ile gözden kaçma nedeni ayrı ayrı istenir. Japon müşteri raporu çoğunlukla kendi şablonuyla gönderir ve yanıtın aynı şablon üzerinde, bölüm başlıkları değiştirilmeden verilmesini ister. Çeviride bu iki neden birbirine karıştırılmaz.
Yaygınlaştırma bölümü
Japon raporlarında önlemin aynı süreci ya da benzer ürünleri kullanan başka hatlara da uygulanması ayrı bir bölümde yazılır. Bu bölüm, sorunun başka yerde tekrar etmeyeceğine dair müşteriye verilen güvencedir. Türkçesi, hangi hat ve ürünlere uygulandığını adıyla sayar.
Etkinin doğrulanması
Raporun son bölümü, önlemin işe yarayıp yaramadığının hangi veriyle ve hangi süre boyunca doğrulandığını gösterir. Doğrulama çoğunlukla belirli sayıda parti ya da belirli bir süre boyunca kusur çıkmadığının kaydıdır. Çeviride sayılar ve süreler aynen korunur.
Oluşma ile gözden kaçmanın karıştırılması
Sık yapılan hata, kusurun neden oluştuğu ile neden muayenede yakalanmadığının tek bir neden cümlesinde birleştirilmesidir. Japon müşteri iki soruya ayrı yanıt bekler ve birleşik bir cümleyi eksik yanıt sayar. Kusur bildiriminin yapısı kusur bildirimi sayfasında anlatılır.