Japonya’nın idari birimleri iki kademelidir: iller, yani 都道府県 (todōfuken), ve onların içindeki şehir, ilçe, kasaba ve köyler, yani 市区町村 (shikuchōson). Japon adreslerindeki yer adları bu birimlerin türünü gösteren bir sonekle biter.
İl sonekleri
İllerin adları dört farklı sonekle biter: Tokyo için “to”, Hokkaidō için “dō”, Ōsaka ve Kyōto için “fu”, geri kalan iller için “ken”. Saitama ili belgede “Saitama-ken”, Aichi ili “Aichi-ken” olarak geçer. Tercihe göre sonek korunur ya da “ili” sözcüğüyle karşılanır; iki yöntem aynı metinde karıştırılmaz.
Kanunun sayması
Japonya’nın 1962 tarihli adres gösterimi kanunu, bir adresin il, ilçe grubu, şehir, şehir içi ilçe, kasaba ve köy adlarıyla başlayacağını sayar. Kanun bundan sonra blok ve bina numaralarıyla adresin nasıl tamamlanacağını düzenler. Japon adresinin büyükten küçüğe sırası bu kanuni düzenin yansımasıdır.
Şehir ve ilçe sonekleri
Şehirler “shi”, büyük şehirlerin içindeki ilçeler ve Tokyo’nun özel ilçeleri “ku” sonekiyle yazılır. Bir adreste hem “shi” hem “ku” görülüyorsa ilçe, büyük bir şehrin içindeki idari ilçedir. Tokyo’nun özel ilçeleri ise şehir gibi kendi belediyesine sahiptir ve adreste “shi” bulunmaz.
Kasaba ve köy
Kasabalar 町, köyler 村 karakteriyle yazılır ve bu karakterler yere göre farklı okunur: kasaba “chō” ya da “machi”, köy “son” ya da “mura” olabilir. Aynı karakterin hangi okunuşla kullanıldığı her yerin kendi adıdır ve kanjiden çıkarılamaz. Çevirmen okunuşu belediyenin kendi Latin harfli yazımından doğrular.
Semt adlarındaki “machi”
Şehirlerin içindeki semt adları da çoğunlukla aynı kasaba karakteriyle biter ve “chō” ya da “machi” diye okunur. Bu semt, bir idari kasaba değil şehrin bir mahallesidir. Çeviride semt adı sonekiyle birlikte korunur ve “kasaba” diye çevrilmez.
İlçe grubu
Bazı kasaba ve köylerin adresinde il ile kasaba arasında bir ilçe grubu adı, 郡 (gun), bulunur. Bu birim bugün idari bir birimden çok adresin bir parçasıdır. Çeviride atlanmaz, çünkü adresin resmî biçiminin bir öğesidir.
Yer adı çevrilmez
Japon yer adları anlamlarına göre Türkçeye çevrilmez; “Yokohama” “yan sahil” diye yazılmaz. Yalnız idari sonek Türkçe karşılığıyla açıklanabilir. Resmî belge çevirisinde yer adının Latin yazımı, belgede ya da resmî kaynaklarda nasıl geçiyorsa öyle yazılır.
Adresin tamamı
Yer adları adresin yalnız ilk bölümüdür; ardından blok ve bina numaraları gelir. Adresin bütününün nasıl okunduğu ve çevrildiği Japonca ve çeviri bölümündeki adres sayfalarında anlatılır. Kütüğün kayıtlı olduğu yer adresi için ayrıca honseki sayfasına bakılabilir.