Japonca bir belgede kişinin adı 氏名 (shimei) sırasıyla yazılır: önce soyadı, sonra ad. Türkçede sıra terstir ve bu fark, çeviride hangi sözcüğün soyadı olduğunun kaybolmasına yol açabilir.
Kütükteki sıra
Japon kütük kanununun 13. maddesi kütüğe her kişi için önce adın, ardından adın okunuşunun yazılmasını ister ve okunuşu soyadının okunuşu ile adın okunuşu olarak ikiye ayırır. Soyadı ile ad bu yüzden kütükte ayrı ayrı tanımlanmış iki parçadır. Belgede ise çoğunlukla aralarında boşluk bırakılmadan, soyadı önde yazılırlar.
Boşluksuz yazım
Japonca ad çoğunlukla dört ya da beş kanjiden oluşur ve soyadı ile adın nerede ayrıldığı yazıdan her zaman anlaşılmaz. Soyadı bir, iki ya da üç kanjili olabilir. Çevirmen ayrımı okunuş satırından, pasaporttan ya da belgenin başka bir yerinden doğrular.
Yabancı soyadı da önde
Adalet Bakanlığının örneğinde yabancı eşin soyadını alan Japon kadının adı kütükte, yabancı soyadının katakanası ve kendi adı bitişik yazılarak görünür. Türk soyadını alan Japon eşin adı da kütükte Türk soyadı önde, Japon adı arkada yazılır. Çeviride bu ad Türkçe sırayla, yani önce ad sonra soyadı biçiminde verilir.
Pasaportta ayrı alanlar
Japon pasaportunda soyadı ve ad ayrı alanlara yazılır ve Latin harfleriyle gösterilir. Türk okur için soyadını belirlemenin en güvenli kaynağı bu alanlardır. Çevirmen kütükteki adı pasaporttaki soyadı alanıyla eşleştirerek sırayı kesinleştirir.
Türk temsilciliğinin formları
T.C. Tokyo Büyükelçiliğinin evlilik tescili dilekçesi yabancı eşin adını, soyadını, doğum yerini ve doğum tarihini Latin harfleriyle ister; anne ve babası için ise yalnız adların yazılmasını, soyadının yazılmamasını ister. Japon eşin ebeveyninin adı bu yüzden Japon belgesindeki tam addan ayıklanarak yazılır. Hangi sözcüğün soyadı olduğu yanlış belirlenirse dilekçeye soyadı yazılmış olur.
Çeviride soyadını işaretlemek
Türkçe çeviride Japon adının sırası Türkçeye göre değiştirildiğinde okur hangi sözcüğün soyadı olduğunu yine de bilemeyebilir. Bu yüzden resmî çevirilerde soyadı büyük harflerle yazılabilir ya da ilk geçtiği yerde parantez içinde belirtilebilir. Seçilen biçim bütün çeviri boyunca aynı kullanılır.
Japonca metinde Türk adı
Ters yönde Türk adı Japonca bir belgeye yazılırken sıra belgenin türüne göre değişebilir: katakana ile yazılan yabancı adlarda ad önce, soyadı sonra yazılması da yaygındır. Bir dosyadaki bütün Japonca belgelerde aynı sıranın kullanılması, adın iki farklı kişiye aitmiş gibi görünmesini önler. Adın bölümleri arasına konan ara nokta Japonca ve çeviri bölümündeki noktalama sayfasında anlatılır.
Birden çok adlı kişi
Türk adlarında iki ön ad sık görülür ve Japonca yazımda ikinci adın soyadı sanılması mümkündür. Japon kayıtlarına yazılan katakana adda iki ön ad ile soyadı arasındaki ayrım ara noktalarla gösterilir. Çevirmen Japon belgesinde üç parçalı bir Türk adı gördüğünde hangisinin soyadı olduğunu pasaportla kontrol eder.