Türk belgelerinin çoğu artık e-Devlet üzerinden barkodlu olarak alınır: nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı, SGK dökümü, öğrenci belgesi. Japon makamlarına gidecek belgede bu çıktının iki sorusu vardır: Japon kurumu onu kabul eder mi ve apostil gerekirse ne olur. Japon kurumları belgenin biçimini değil içeriğini ve çevirisini, Japonca ifadesiyle 訳文, sorar.
Japon kurumlarının listeleri
Japon göç idaresinin, belediyelerin ve Japon Büyükelçiliğinin incelenen sayfaları Türk belgesinin kâğıt ya da elektronik çıktı olmasına ilişkin bir kural yazmaz. Bu sayfalar belgenin kendisini ve Japonca çevirisini ister. Barkodlu çıktının kabul edilip edilmediği bu yüzden başvurulan kuruma sorulur.
Fiziki apostil yapılmaz
Onikişubat Kaymakamlığının açıklamasına göre e-Devlet çıktısı resmî belgedir, ama apostil özel bir tasdik işlemidir ve belgede fiziki imza ile resmî kurum mührü bulunmalıdır. Bu yüzden barkodlu çıktıya fiziki apostil yapılmaz. Japon kurumu apostil istiyorsa başka bir yol seçilir.
e-İmzalı çıktının istisnası
Kaymakamlığın kontrol tablosuna göre e-imzalı bir belgenin kâğıt çıktısı, yetkilendirilmiş bir kişi tarafından ayrıca ıslak imza ve resmî mühürle tasdik edilmişse apostil için kontrole getirilebilir. Tasdik edilmemiş e-imzalı çıktıya ise fiziki apostil yapılmaz. Belgeyi veren kurumdan bu tasdikin istenmesi bir çözümdür.
Elektronik apostil
Türkiye’de elektronik apostil adli sicil kaydı, mahkeme kararları, nüfus kayıt örneği ve çok dilli doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri için verilir. Başvuru eapostil.gov.tr üzerinden yapılır ve apostilli belge elektronik ortamda teslim edilir. Nantes Başkonsolosluğunun notuna göre Türkiye bu uygulamanın öncü devletlerindendir.
Japonya tarafında durum
Japonya kendi belgelerine kâğıt apostil verir ve elektronik apostil düzenlemez. Japon kurumlarının Türk elektronik apostilini nasıl değerlendirdiğini gösteren resmî bir açıklama araştırmamızda bulunamadı. Belgenin hangi biçimde verileceği kurumla önceden netleştirilir.
Islak imzalı belge
En güvenli yol çoğu zaman belgenin ilgili kurumdan ıslak imzalı ve mühürlü olarak alınmasıdır. Nüfus kayıt örneği nüfus müdürlüğünden, SGK dökümü SGK’dan, öğrenci belgesi okuldan bu biçimde istenebilir. Bu belgeler gerekirse valilik ya da kaymakamlıkta apostil alır.
Çeviride barkod
Barkodlu belgenin Japonca çevirisinde barkod ve doğrulama kodu olduğu gibi gösterilir ve belgenin e-Devlet üzerinden doğrulanabileceği belirtilir. Doğrulama ekranı Türkçe olduğu için Japon görevlisinin bunu kullanıp kullanmayacağı ayrıdır. Çeviri belgenin bütün alanlarını yine eksiksiz aktarır.
İlgili sayfalar
Türkiye’nin elektronik apostili Türkiye e-Apostil ve Japonya sayfasında, Japon kurumunun belgenin aslı için ne istediği Türk belgesinin aslına apostil sayfasında anlatılır.