Türkiye’de satış yapmadan pazarı izlemek, tedarikçilerle ilişki kurmak ya da merkeze bilgi vermek isteyen Japon şirketi bir irtibat bürosu açabilir. Bu büronun iznini Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü verir; JETRO’nun Japonca rehberi bu birimi 産業技術省外国投資局 diye anar.
Büronun sınırı
İrtibat bürosu Türkiye’de ticari faaliyette bulunamaz. Başvuruda şirket, büronun yürüteceği işleri anlatan bir açıklama ile ticari faaliyette bulunmayacağına dair bir taahhüt verir ve bu belgeleri imzalayan kişinin yetkisini gösterir. JETRO, faaliyetin genel pazar araştırmasının ötesine geçip ticaret sayılabileceği durumlarda başvurunun reddedilebileceğini ve önceden danışılmasını önerir.
İstenen belgeler
Yatırım Ofisinin rehberine göre başvuruya yabancı ülkede düzenlenmiş faaliyet belgesi, büroyu yönetecek kişilere verilmiş yetki belgesi ve başvuruyu başka bir temsilci yürütüyorsa vekâletname eklenir. Faaliyet belgesi Türk konsolosluğunca ya da apostil sözleşmesine göre onaylanmış olmalıdır. Japon şirketi için faaliyet belgesinin karşılığı çoğunlukla sicil kaydıdır.
Japon belgesinde onay
Japon şirketinin sicil kaydı kamu belgesi olduğu için Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alır. Yetki belgesi ve vekâletname ise şirketin kendi belgeleridir ve Japon noteri ile adalet bürosunun onayından sonra apostil alır. Rehber irtibat bürosu belgelerinin çevirisi için ayrı bir kural yazmadığından, Türkçe çevirinin biçimi başvurudan önce bakanlığa sorulur.
İzin süresi
İlk başvuruda izin, bildirilen faaliyetlerle sınırlı olarak en fazla üç yıl için verilir. Süreyi uzatmak isteyen büro süre bitmeden bakanlığa başvurur; bakanlık önceki yılın faaliyetine, iş planına, şirketin Türkiye hedeflerine, harcamalara ve çalışan sayısına bakar. Pazar araştırması ya da ürün tanıtımı için izin almış büronun süresi uzatılmaz.
Özel alanlar
Para ve sermaye piyasaları ya da sigorta gibi özel mevzuata bağlı alanlarda irtibat bürosu başvurusunu Sermaye Piyasası Kurulu ve Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu gibi yetkili kurumlar değerlendirir. Başka izne bağlı sektörlerde bakanlık gerekirse ilgili kuruma danışarak karar verir. Japon bankası ya da sigorta şirketi bu yüzden başvurunun muhatabını baştan belirler.
Açılıştan sonraki bildirimler
Büronun vergi kaydının ve kira sözleşmesinin kopyaları en geç bir ay içinde genel müdürlüğe verilir. Temsilcinin ya da şirket unvanının değişmesi de değişiklikten sonraki bir ay içinde bildirilir ve yeni kira sözleşmesi, yeni temsilcinin yetki belgesi ya da unvan değişikliği belgesi eklenir. Japonya’dan gelen yeni yetki belgesi de aynı onay zincirinden geçer.
Yıllık form ve elektronik sistem
JETRO’ya göre irtibat bürosu her yıl mayıs sonuna kadar güncel faaliyet formunu bakanlığa verir ve merkezden gönderilen işletme giderlerinin döviz belgesini ekler. Yabancı sermayeli şirketler ve bürolar bakanlığın elektronik teşvik ve yabancı sermaye bilgi sistemine kaydolur ve formlar bu sistem üzerinden gönderilir. JETRO’nun sayfası 4 Şubat 2026’da güncellenmiştir.
Büronun kapanışı
Faaliyetine son veren irtibat bürosu vergi dairesinden aldığı kapanış yazısını genel müdürlüğe verir. Rehbere göre büro, tasfiye sonunda kalan bakiye dışında para transferi talep edemez. Kapanış kararının kendisi de Japonya’daki merkezde alınır ve Türkiye’de kullanılmak üzere onaylanıp çevrilir.