Türkiye’nin Japonya’da iki temsilciliği vardır: Tokyo’daki büyükelçilik, 駐日トルコ共和国大使館, ve Nagoya’daki başkonsolosluk, 在名古屋トルコ共和国総領事館. Konsolosluk işlerini ikisi görev bölgesi esasına göre paylaşır ve Türk vatandaşı oturduğu ile bağlı temsilciliğe başvurur.
Görev bölgesi esası
Büyükelçiliğin bilgi notu iki örnek verir: Gifu’da oturan vatandaş Nagoya Başkonsolosluğunda, Kanagawa’da oturan vatandaş Tokyo Büyükelçiliğinde işlem yaptırır. Belirleyici olan belgenin düzenlendiği yer değil, başvuranın oturduğu ildir. Japon eşiyle Ōsaka’da oturan bir Türk vatandaşı evlilik tescilini bu yüzden Nagoya’ya yaptırır.
Tokyo’ya bağlı iller
Listeye göre Tokyo Büyükelçiliği Hokkaidō, Aomori, Akita, Iwate, Yamagata, Miyagi, Fukushima, Niigata, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Saitama, Chiba, Tokyo, Kanagawa, Yamanashi, Nagano, Shizuoka ve Toyama’dan sorumludur. Japonya’daki Türklerin en kalabalık olduğu Saitama da bu gruptadır. Shizuoka’nın ve Toyama’nın Tokyo’ya bağlı olması, haritaya bakarak yapılan tahmini çoğu zaman yanıltır.
Nagoya’ya bağlı iller
Nagoya Başkonsolosluğu Aichi, Gifu, Mie, Fukui, Ishikawa, Shiga, Kyōto, Nara, Ōsaka, Hyōgo, Wakayama, Okayama, Hiroshima, Tottori, Shimane ve Yamaguchi ile Shikoku’nun dört ilinden, Kyūshū illerinden ve Okinawa’dan sorumludur. Japonya’daki Türklerin ikinci büyük topluluğu olan Aichi bu bölgededir. Başkonsolosluğun bölgesi böylece ülkenin orta ve batı yarısını kapsar.
Başvuru saatleri
İki temsilcilik de konsolosluk başvurularını hafta içi sabah 9.00 ile 12.00, öğleden sonra 13.00 ile 16.00 arasında alır. Tokyo Büyükelçiliğinin genel çalışma saatleri bundan daha uzundur, ama başvuru kabulü bu dilimlerle sınırlıdır. Randevu gerektiren işlerde randevu sistemi iki temsilcilikte ayrı çalışır.
Posta ile yapılamayan işler
Tokyo Büyükelçiliğinin bilgi notlarına göre evlenme ehliyet belgesi, evlilik tescili, boşanma tescili ve vekâletname gibi noterlik işleri posta ile yapılamaz ve randevuyla bizzat başvurulur. Doğum tescili ise posta ile ya da randevuyla yapılabilir. Nagoya Başkonsolosluğu nüfus kayıt örneği başvurusunu da yalnız randevuyla ve bizzat kabul eder.
Posta ile para gönderimi
Posta ile yapılan başvurularda işlem ücreti Japon postasının nakit taşıyan özel zarfıyla ve tam tutar olarak gönderilir. Büyükelçilik, başka biçimde gönderilen nakdin posta şirketince alıkonulduğunu belirtir. Belgenin geri gönderimi için alıcı adresi yazılmış, takip numaralı kırmızı zarf eklenir.
Nüfus kayıt örneğinin dili
Nagoya Başkonsolosluğu nüfus kayıt örneğini yalnız Türkçe düzenler ve Japonca ya da başka dilde isteyen kişiyi kendisine kayıtlı yeminli tercümanlara yönlendirir. Başvuru dilekçesinde örneğin hangi kuruma verileceği ve ne amaçla kullanılacağı mutlaka yazılır. Yabancı eşin bilgilerinin de görünmesi isteniyorsa dilekçede vukuatlı nüfus kayıt örneği açıkça istenir.
İki ayrı tercüman listesi
Temsilciliklerin kayıtlı yeminli tercümanları Tokyo ve Nagoya için iki ayrı liste halinde yayımlanır ve bir kişi iki listede birden bulunabilir. Tercümanın yemini yalnız yemin ettiği temsilcilikte geçerli olduğu için iki listede bulunan kişi iki ayrı yemin etmiştir. Listenin nasıl oluştuğu yeminli tercüman listesi sayfasında anlatılır.