Türkiye bazı belgeler için apostili kâğıt yerine elektronik ortamda verir. Japonya ise kâğıt apostil verir ve 2026’dan beri onu QR kodla doğrulanabilir kılar. Japon tarafının apostil için kullandığı kelime アポスティーユ olduğundan Japon kurumu Türk elektronik apostilini ayrı bir belge türü olarak tanımayabilir; bu yüzden kabul önceden sorulur.
Ne zaman başladı
Türkiye’nin Nantes Başkonsolosluğunun bilgi notuna göre kâğıt belgenin apostilinin güvenli elektronik imza ve zaman damgasıyla elektronik ortamda verilmesine 2 Ocak 2019’da başlandı. Adalet Bakanlığı ve İçişleri Bakanlığının verdiği apostilli belgelerin kişilere elektronik ortamda ulaştırılmasında PTT aracılık eder. Başvurular eapostil.gov.tr adresinden alınır.
Hangi belgeler
İlk kapsamda Adalet Bakanlığının elektronik ortamda ürettiği adli sicil kaydı belgeleri ve mahkeme kararları vardı. Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün elektronik ortamda ürettiği nüfus kayıt örneği sonradan eklendi. Çok dilli doğum, evlenme ve ölüm kayıt örneklerinin elektronik apostili 28 Aralık 2023’te başladı.
e-Devlet üzerinden
Adli sicil kaydı için elektronik apostil başvurusu 11 Nisan 2022’den beri e-Devlet kapısından da yapılabilir. Kullanıcı tek ekranda belgeyi oluşturup elektronik apostil talebinde bulunur. Bir kaymakamlığın sayfası, e-Devlet’te bu işlem için ayrı bir e-apostil bölümü bulunduğunu da belirtir.
Sürecin aşamaları
Onikişubat Kaymakamlığına göre süreç dört aşamadan oluşur: eapostil.gov.tr üzerinden başvuru, başvurunun yetkili kuruma iletilmesi, yetkili kurumun belgeyi elektronik ortamda oluşturması ve belgenin aynı adresten başvurana teslimi. Yetkili kurum Adalet Bakanlığı ya da İçişleri Bakanlığıdır. Belge kâğıda basılmadan elektronik dosya olarak doğar.
Barkodlu çıktı ile farkı
e-Devlet’ten alınan barkodlu bir çıktı resmî belgedir, ama üzerinde ıslak imza ve kurum mührü olmadığı için ona fiziki apostil yapılmaz. Elektronik apostil bu boşluğu kapatır: apostil de belgeyle birlikte elektronik ortamda verilir. Japon kurumuna kâğıt belge verilecekse elektronik belgenin nasıl sunulacağı o kurumla önceden konuşulur.
Japonya’nın durumu
Japonya elektronik apostil düzenlemez; Japonya Dışişleri Bakanlığı 1 Haziran 2026’dan beri kâğıt apostile QR kodlu bir doğrulama ekler. Japon belediyelerinin, göç idaresinin ya da adalet bürolarının Türk elektronik apostilini kabul ettiğini gösteren resmî bir metin bulunamadı. Bu yüzden elektronik apostilli belge Japon kurumuna verilmeden önce kabul biçimi sorulur.
Japon kurumu apostil istemiyorsa
Japon makamlarının bildirim ve başvuru sayfalarının çoğu Türk belgesinin aslını ve Japonca çevirisini ister, apostili ayrıca saymaz. Bu işlemlerde elektronik apostil de gerekmez. Apostil yalnız Japon kurumunun istediği işlemlerde alınır.
İlgili sayfalar
e-Devlet belgelerinin Japonya’daki kullanımı e-Devlet belgeleri Japon makamında sayfasında, Japon apostilinin doğrulanması Japon apostilinin QR kodla doğrulanması sayfasında anlatılır.