Japon noterinin onayladığı özel belge ile bakanlığın apostili arasında bir ara halka vardır: noterin bağlı olduğu adalet bürosu başkanının onayı. Bu onayın Japonca adı 公証人押印証明 (kōshōnin ōin shōmei) olup, onayı veren noterin görevde olduğunu ve mührünün gerçek olduğunu gösterir.
Onayın içeriği
Tokyo Adalet Bürosu bu onayı, yabancı makamlara verilecek ve noterlikte onaylanmış belgeye, onayın görevdeki bir noterce yetkisi içinde verildiğini ve mührün gerçek olduğunu gösteren bir şerh olarak tanımlar. Büro bu şerhi noter onayının arkasına ek bir sayfa olarak koyar. Belgenin içeriğine ilişkin bir değerlendirme içermez.
Hangi büro verir
Onayı, belgeyi onaylayan noterin bağlı olduğu adalet bürosu verir. Tokyo Adalet Bürosu yalnız Tokyo’daki noterliklerde onaylanmış belgeleri işleme alır. Başka ildeki bir noterlikte onaylanan belge, o ilin adalet bürosuna götürülür.
Gişe başvurusu
Tokyo’da başvuru Chiyoda ilçesinde, Kudan’daki ikinci ortak hükümet binasının altıncı katında bulunan genel işler bölümüne yapılır. Belgenin aslı, zımbası sökülmeden ve üzerine ekleme yapılmadan getirilir ve gişedeki başvuru formu doldurulur. Büro onayı aynı gün verir ve tek belge için işlemin yaklaşık on beş dakika sürdüğünü yazar.
Gişede istenmeyenler
Tokyo Adalet Bürosu bu onay için mühür, harç ve vekâletname istemediğini belirtir. Başvuruyu belge sahibinin kendisi yapmak zorunda değildir. Bu kolaylık, Türkiye’deki bir kişinin belgesini Japonya’daki bir vekile takip ettirmesini kolaylaştırır.
Posta ile başvuru
Posta ile başvuruda zarfın üzerine kırmızı kalemle noter mührü onayı başvurusu olduğu yazılır. Zarfa belgenin aslı, doldurulmuş form ve pul yapıştırılmış iade zarfı konur. Büro sonucun posta durumuna göre üç ile beş gün içinde döndüğünü belirtir ve iadeli taahhütlü posta önerir.
Apostil kimin adına yazılır
Bakanlık, noter onaylı belgeye apostil verirken şerhe düzenleyen olarak noterin mi, adalet bürosu başkanının mı yazılacağının seçilmesini ister. Bakanlığın önerisi bu seçimin belgeyi alacak kuruma sorularak yapılmasıdır. Türk makamı için hangi adın beklendiği baştan öğrenilirse başvuru formu buna göre doldurulur.
Tek başvuruda atlanan adım
Sekiz bölgedeki noterliklerde bu onay, noter onayı ve bakanlık onayıyla birlikte tek başvuruda verilir. Yedi ilde ise, bunlardan biri Saitama’dır, kōshōnin onayı ile bu onay birlikte alınır ve bakanlığa ayrıca başvurulur. Bu bölgelerin dışında büroya ayrı başvuru gerekir.
Yerel Japon temsilciliği isterse
Bakanlık, belgeyi alacak kurum Japon bakanlığının değil hedef ülkedeki Japon temsilciliğinin onayını istiyorsa tek başvuru hizmetinin kullanılmamasını ve bu onayın büroda ayrıca alınmasını söyler. Bakanlığın onayladığı belge yerel Japon temsilciliğinde yeniden onaylanamaz. Türkiye için olağan yol yine de bakanlığın apostilidir.
Önceki ve sonraki adım
Bu onaydan önce belge Japon noterinde onaylanır; sonra bakanlığın apostili gelir. Noter onayı kōshōnin onayı sayfasında, apostil Japonya Dışişleri Bakanlığı apostili sayfasında anlatılır.