Japon anonim şirketinin pay sahipleri toplantısının kararları genel kurul tutanağına yazılır: 株主総会議事録 (kabunushi sōkai gijiroku). Yönetim kurulu olmayan küçük şirketlerde Türkiye ile ilgili kararlar da çoğu zaman bu tutanakla alınır.
Tutanak yükümlülüğü
Japon Şirketler Kanununun 318. maddesi genel kurulun görüşmeleri için bakanlık yönetmeliğine uygun bir tutanak hazırlanmasını zorunlu tutar. Tutanakta toplantının tarihi, yeri, görüşülen konular ve kararlar yer alır. Kararın hangi çoğunlukla alındığı da tutanaktan okunur.
Merkezde on yıl
Aynı maddeye göre şirket tutanağı toplantı gününden itibaren on yıl merkezinde saklar. Şubelerinde ise tutanağın bir örneğini beş yıl boyunca bulundurur. Tutanak elektronik hazırlanmış ve şubede görüntülenebiliyorsa şubede ayrıca örnek tutulması gerekmez.
Pay sahiplerine ve alacaklılara açık
Madde, pay sahiplerinin ve alacaklıların şirketin çalışma saatleri içinde tutanağı inceleyebileceğini ve kopyasını isteyebileceğini düzenler. Ana şirketin pay sahipleri de haklarını kullanmak için gerekirse mahkeme izniyle aynı isteği yapabilir. Türkiye’deki bir alacaklı Japon şirketinin genel kurul kararını bu yolla görebilir.
Elektronik tutanak
Madde, tutanağın elektronik olarak da hazırlanabileceğini ve bu durumda inceleme isteğinin kayıtlı bilgilerin bakanlık yönetmeliğine göre gösterilmesi yoluyla karşılanacağını düzenler. Türkiye’ye gidecek örnek bu durumda elektronik kayıttan alınmış bir çıktıdır. Çıktının aslına uygun olduğu şirket temsilcisinin imzalı beyanıyla gösterilir ve onay zinciri bu beyan üzerinden kurulur.
Türkiye şubesinde yetkili organ
İstanbul Ticaret Odası şube tescilinde merkezin yetkili organının şube açma ve temsilci atama kararını ister. Japon şirketinde yönetim kurulu yoksa bu karar genel kurulca ya da yöneticilerce alınır ve belge genel kurul tutanağı olabilir. Hangi organın yetkili olduğu şirketin esas sözleşmesinden ve sicil kaydından anlaşılır.
Şubenin tasfiye bilançosu
Oda, merkezi yurt dışında olan şubenin tasfiyesinin sonunda merkezin tasfiye bilançosunu kabul ettiğine dair kararın noter onaylı suretini ister. Bu kararı Japon şirketinde hangi organın alacağı şirketin yapısına bağlıdır. Tutanakta bilançonun hangi tarihli olduğu açıkça yazılıysa çeviride aynen korunur.
Onay zinciri
Genel kurul tutanağı şirketin kendi belgesidir ve Japonya Dışişleri Bakanlığı doğrudan tasdik etmez. Tutanağın aslına uygun örneği şirket temsilcisinin beyanıyla birlikte Japon noterinde onaylanır, hōmukyoku noterin mührünü doğrular ve bakanlık apostili koyar. Türkiye’de noter yeminli tercüme ve noter onayı bu zincirin son halkasıdır.
Çeviride oy sayıları
Tutanaklarda toplantıya katılan pay sahiplerinin sayısı, temsil edilen pay ve oy sayıları ile nisap ayrıntıları yazılır. Çeviride bu rakamlar aynen korunur ve pay ile oy birbirine karıştırılmaz. Yönetim kurulunun kendi tutanağı torishimariyakukai gijiroku sayfasında anlatılır.