Yönetim kurulu olan bir Japon şirketinde kurulun kararları bir tutanağa yazılır: 取締役会議事録 (torishimariyakukai gijiroku). Japon şirketinin Türkiye’de şube açma, temsilci atama ya da sermaye ayırma kararı çoğu zaman bu tutanakla gösterilir.
İmzalayanlar
Japon Şirketler Kanununun 369. maddesine göre tutanak bakanlık yönetmeliğine uygun hazırlanır ve kâğıt tutanakta toplantıya katılan yönetim kurulu üyeleri ile denetçiler imza atar ya da adlarını yazıp mühür basar. Elektronik tutanakta bunun yerine elektronik imza kullanılır. Çeviride her imzalayanın adı ve sıfatı eksiksiz aktarılır.
Nisap ve çoğunluk
Kanunun 369. maddesine göre yönetim kurulu kararları, oy kullanabilecek üyelerin çoğunluğu hazır bulunduğunda hazır bulunanların çoğunluğuyla alınır ve esas sözleşme daha yüksek bir oran koyabilir. Karar konusunda özel bir çıkarı olan üye oylamaya katılamaz. Tutanakta bu ayrıntılar yazılıysa çeviride aynen korunur.
İtiraz yazdırılmazsa
Aynı madde, karara katılıp tutanağa itirazını yazdırmayan yönetim kurulu üyesinin karara olumlu oy vermiş sayıldığını düzenler. Tutanakta bir üyenin çekincesi yazılıysa bu satır çeviride atlanmaz. Türk kurumu kararın oy birliğiyle mi alındığını bu satırlardan okur.
Toplantısız karar
Kanunun 370. maddesi, esas sözleşme izin veriyorsa bütün yönetim kurulu üyelerinin öneriye yazılı ya da elektronik onay vermesiyle kararın alınmış sayılmasına imkân tanır. Bu durumda toplantı tutanağı yerine onayları gösteren bir belge düzenlenir. Belgenin başlığı ve yapısı toplantı tutanağından farklı olduğu için çeviride türü açıkça belirtilir.
Saklama yükümlülüğü
Kanunun 371. maddesine göre şirket tutanakları ve toplantısız karar belgelerini toplantı gününden itibaren on yıl merkezinde saklar. Pay sahipleri haklarını kullanmak için gerektiğinde bunları inceleyebilir. Türkiye’deki bir dosya için eski bir kararın örneği gerekirse şirket bu arşivden çıkarır.
Türkiye şubesinin kararı
İstanbul Ticaret Odası şube tescilinde merkezin yetkili organının şube açma ve şubeye Türkiye’de yerleşik tam yetkili temsilci atama kararını ister. Oda, müdür ataması, sermaye artırımı ve tasfiyeye giriş gibi sonraki değişikliklerde de merkezin kararının noter onaylı suretini arar. Yönetim kurulu olan bir Japon anonim şirketinde bu yetkili organ çoğunlukla yönetim kuruludur.
Onay zinciri
Japonya Dışişleri Bakanlığı şirketin kendi düzenlediği belgelere doğrudan tasdik koymaz. Tutanağın örneğinin aslına uygunluğu şirket temsilcisince beyan edilir, bu beyandaki imza Japon noterinde onaylanır ve hōmukyoku ile bakanlık adımlarından sonra apostil konur. Apostilli belge Türkiye’de noter yeminli tercümanca çevrilip noterce onaylanır.
Çeviride karar dili
Japon tutanaklarında kararlar kısa ve kalıp cümlelerle yazılır ve her kararın başında gündem maddesinin numarası bulunur. Çeviride gündem numaraları ve karar cümleleri aynı sırayla korunur, kararlar tek paragrafta özetlenmez. Şubeye ayrılan sermaye gibi rakamlar belgedeki para birimiyle aynen yazılır.