Aile kütüğünden yalnız bir kişinin kaydını çıkaran örneğe 戸籍抄本 (koseki shōhon) denir. Belge, kütüğün başlık bilgileriyle birlikte sadece istenen kişinin bloğunu gösterir; aynı kütükteki eş ve çocuklar belgede yer almaz.
Tam örnekten farkı
Tam örnek kütükteki herkesi, kişisel örnek tek bir kişiyi gösterir. Kayıt yeri, kütük başındaki kişi ve kütüğün açılış bilgisi iki belgede de aynıdır. Fark, kişi bloklarının sayısındadır ve bu fark hangi belgenin hangi işe yettiğini belirler.
Belgenin resmî adı
Bilgisayar ortamına aktarılmış kütükten düzenlenen kişisel örneğin belge üzerindeki adı 個人事項証明書 (kojin jikō shōmeisho) olur. Eski el yazısı kütüklerden alınan belgelerde shōhon adı durur. Çeviride belge başlığı olduğu gibi aktarılır ki Türk kurumu belgeyi kendi listesindeki adla eşleştirebilsin.
Hangi işte yeter
Yalnız kişinin kendi doğum tarihini, doğum yerini ve medeni halini göstermek gereken işlemlerde kişisel örnek yeter. Türkiye’de bir Japon vatandaşının kendi kimlik bilgilerini kanıtladığı başvurular bu türdendir. İstenen şey aile bağıysa, yani eşlik ya da çocukluk kanıtlanacaksa, kişisel örnek bu bağı göstermez.
Hangi işte yetmez
Miras, aile ikameti ve çocuğun anne ya da babasıyla bağının gösterildiği işlemlerde kurum çoğunlukla tam örneği ister. Kişisel örnekle yapılan başvuru eksik belge nedeniyle geri döner ve süre kaybı apostil tarihini de tüketir. Bu yüzden kurumun listesinde yalnız “koseki” yazıyorsa hangi örneğin istendiği önce sorulur.
Geniş alanlı verilişte yok
1 Mart 2024’ten beri tam örnek, kayıt yerinden başka bir belediyenin gişesinden de alınabiliyor. Japonya Adalet Bakanlığı bu yolun kişisel örneği kapsamadığını açıkça yazar. Kişisel örnek hâlâ yalnız kütüğün kayıtlı olduğu belediyeden, gişeden ya da posta ile istenir.
Apostil ve süre
Belediyenin düzenlediği bu belgeye Japonya Dışişleri Bakanlığı doğrudan apostil verir. Belgenin düzenlenme tarihinden itibaren üç ay içinde başvurulması gerekir. Posta süresi hesaba katıldığında belgeyi Türkiye’ye yollamadan önce apostilin Japonya’da tamamlanması zaman kazandırır.
Başvuru formunda seçim
Belediyenin başvuru formunda tam örnek ile kişisel örnek ayrı kutucuklarla seçilir ve kişisel örnekte kaydı istenen kişinin adı ayrıca yazılır. Kutucuk yanlış işaretlenirse belediye istenenden farklı bir belge düzenler ve bu fark ancak belge elde edildiğinde görülür. Posta ile yapılan başvurularda yanlış belge, süreyi haftalarca uzatır.
Çeviride dikkat edilen yer
Kişisel örnekte kişinin aile içindeki konumu, örneğin ilk oğul ya da ikinci kız olduğu, başlıkta tek kelimeyle yazılır ve bu bilgi Türkçeye “oğlu” diye kısaltılmaz. Sıra bilgisi mirasta ve soyadı meselelerinde anlam taşır. Tüm aileyi gösteren belge için koseki tōhon sayfasına bakılır.