Japonya’da evlilik, doğum ve ölüm bildirimleri ilçe, şehir ya da kasaba belediyesinin kütük gişesine verilir. Bu gişeler 市区町村役場 (shikuchōson yakuba) içindeki kütük birimleridir ve Türk eşin belgeleriyle gelen bildirimin ilk incelemesini yapar.
Yabancı da bildirim verir
Yabancının kütüğü yoktur, ama Japonya’da doğan ya da ölen yabancı için de Japon kütük kanunu uygulanır. Adalet Bakanlığına göre bu bildirimler olayın gerçekleştiği yerin belediyesine verilir. Japonya’da doğan Türk çocuğunun doğumu bu yüzden önce Japon belediyesine bildirilir, Türk nüfusuna tescil ayrıca yapılır.
Çeviri şartı gişede nasıl uygulanır
Mitaka Belediyesinin sık sorulan sorular sayfası, bildirime eklenen yabancı dildeki belgeye çevirmenin belli olduğu bir çeviri eklenmesini ister. Gişe, çevirinin altında çevirenin adını görmek ister ve çevirinin belgenin tamamını kapsayıp kapsamadığına bakar. Türk evlilik belgesinin yalnız bir bölümünün çevrilmesi bu yüzden dosyayı eksik bırakır.
Bildirim hangi belediyeye verilir
Bildirim kayıt yerindeki belediyeye verilmek zorunda değildir; Adalet Bakanlığı balayındaki bir kasabanın gişesine verilen evlilik bildirimini örnek olarak anar. Gişe görevlisi kayıt yerindeki kütüğü sistemden görebildiği için bildirime kütük örneği eklenmesi kural olarak gerekmez. Türk eşin belgeleri ve Japonca çevirileri ise yine eksiksiz getirilir.
Kütük örneği hangi gişeden alınır
1 Mart 2024’ten beri tam kütük örneği kayıt yeri dışındaki bir belediye gişesinden de alınabilir ve farklı illerdeki kütüklerin örnekleri tek gişeden birlikte istenebilir. Bu yolla başvuru yalnız kişinin kendisine, eşine, üstsoyuna ve altsoyuna açıktır. Bilgisayar ortamına aktarılmamış bazı eski kütükler bu yolun dışında kalır.
Gişede gösterilen kimlik
Başvuran gişeye bizzat gelir ve ehliyet, kişisel numara kartı ya da pasaport gibi fotoğraflı bir kimlik gösterir. Kardeşin ya da amcanın kütüğü bu yolla istenemez, çünkü onlar ne üstsoy ne altsoydur. Japonya dışındaki kişi bu gişe yolunu kullanamaz; kayıt yerindeki belediyeye posta ile başvurmanın koşulları o belediyeye sorulur.
Kabul belgesi ve içerik belgesi
Yabancının Japonya’da yaptığı evlilik ya da doğum bildirimi kütüğe yazılmaz, bildirim formu belediyede saklanır. Bu olayın kanıtı gerektiğinde bildirimi yapan kişi aynı belediyeden kabul belgesi ya da bildirim içeriğini gösteren belge ister. Türk nüfusuna tescilde istenen belge çoğunlukla bu kabul belgesidir.
Okunuşun kütüğe yazılması
Tokyo’nun Kita ilçe belediyesine göre okunuş bildirimi Reiwa 8 (2026) yılının 25 Mayıs günü sona erdi ve bildirmeyenlerin okunuşu 26 Mayıs’tan itibaren belediyenin bildirdiği biçimde kütüğe yazılıyor. Bu okunuş bir kez belediye gişesinde değiştirilebilir; kişinin kendi bildirdiği okunuşun değiştirilmesi ise aile mahkemesinin iznine bağlıdır. Türk eş kütüğe kayıtlı kişi olarak değil, Japon eşin kaydındaki evlilik bilgisinde katakana adıyla geçer; okunuş kaydı kütükteki Japon vatandaşları içindir.
Formdaki kayıt yeri yazımı
Bildirim formunda kayıt yeri adresi eksiksiz yazılır. Japonya’nın İstanbul Başkonsolosluğu, kayıt yerinin “2-2” gibi kısaltmayla ya da tireyle değil, “2 chōme 2 ban” biçiminde açıkça yazılmasını ister ve hatalı kayıt yerinin işlemi uzattığını belirtir. Japon adresinin bölümleri Japonca ve çeviri bölümünde anlatılır.