Japon pasaportu başvurularını illerin pasaport gişeleri, 都道府県旅券窓口 (todōfuken ryoken madoguchi) alır. Türk ve Japon ailelerde bu gişenin en çok sorulan kuralı, Türk soyadının Japon pasaportunda görünüp görünemeyeceğidir.
Temel kural
Dışişleri Bakanlığına göre pasaporttaki ad, kütükte yazılı adın Hepburn sistemine göre Latin harfli yazımıdır ve bu kural pasaport yönetmeliğinin 9. maddesine dayanır. Kütükte olmayan bir ad pasaporta ana ad olarak yazılmaz. Evlilikle kütükteki soyadı değişen kişi pasaportunu da yeni soyadıyla yeniden çıkarır.
Türk eşin soyadı ek ad olarak
Japon vatandaşı Türk eşiyle evlendiği hâlde kütükte kendi soyadını koruyorsa, yurt dışında eşinin soyadını kullanıyor olabilir. Bakanlık bu durumda, kütükten doğrulanabilen ve gündelik hayatta kullanılan yabancı eş soyadının, kütükteki soyadının arkasına parantez içinde eklenmesine istisna olarak izin verebileceğini yazar. Tokyo pasaport bürosunun örneğinde kütük soyadı TAKAHASHI, eşin soyadı PETERSON olan kişinin pasaportunda soyadı “TAKAHASHI (PETERSON)” biçiminde görünür.
Ek adın sınırı
Bakanlık parantez içindeki ek adın pasaportun çipine kaydedilmediğini ve bu uygulamanın istisnai, kolaylık amaçlı bir önlem olduğunu vurgular. Evlilik öncesi soyadı da aynı yolla eklenebilir; o durumda pasaportta bunun eski soyadı olduğunu gösteren İngilizce bir açıklama yer alır. Uçuş ve sınır işlemlerinde ise asıl ad, parantezsiz kısımdır.
Kütükte katakana ile yazılmış yabancı ad
Tokyo pasaport bürosuna göre yabancıyla evlilik, yabancı bir ebeveyn ya da çifte vatandaşlık nedeniyle kütükteki adı yabancı biçimde katakana ile yazılmış kişi, pasaportunda Hepburn yazımı yerine yabancı yazımı kullanabilir. Adı kanji ile yazılmış ama okunuşu yabancı biçimde olan kişi için de aynı imkân vardır. Türk babanın soyadını taşıyan Japon çocuk bu kuralın tipik örneğidir.
İstenen kanıt
Hepburn dışı yazım için başvuru formunun arka yüzündeki ilgili alana istenen yazım yazılır ve bu yazımın gerçekten kullanıldığını gösteren belge eklenir. Büro örnek olarak doğum belgesini, evlilik belgesini ya da eşin veya ebeveynin yabancı pasaportunu sayar. Türk belgesinin Japonca çevirisinin istenip istenmediği sayfada yazmadığı için başvurudan önce gişeye sorulur.
Türkçe harfler
Türk soyadlarında Ş, Ç, Ğ, İ, Ö ve Ü gibi harfler bulunur. Bu harflerin Japon pasaportunda nasıl gösterileceği incelenen resmî sayfalarda yazmaz. Bu yüzden istenen yazım, Türk eşin ya da ebeveynin pasaportundaki biçimle karşılaştırılarak gişeyle birlikte kesinleştirilir.
Bir harflik fark
Tokyo pasaport bürosu, pasaport ile uçak biletindeki ad bir harf bile farklıysa uçağa binişin reddedilebileceğini hatırlatır. Soyadı Hepburn dışı yazılacaksa aile üyelerinin pasaportlarında yazımın farklı olmaması için başvurudan önce aile içinde karar verilmesini ister. Aynı soyadının iki kardeşte iki biçimde yazılması, ileride iki ayrı aile izlenimi doğurur.
Seçim bir kez yapılır
Büroya göre pasaporta bir kez kaydedilen ad yazımı, hem okunuşu hem harfleri bakımından sonradan değiştirilemez. Bakanlık da yazım değişikliğine ancak özellikle gerekli görülen durumlarda izin verildiğini yazar. Türk tarafındaki belgelerde kullanılacak Latin yazımı bu yüzden pasaport başvurusundan önce ad yazımı onay tablosu ile birlikte düşünülür.