Japonya’da kütük kurallarını Adalet Bakanlığının medeni işler birimi, 法務省民事局 (Hōmushō Minjikyoku) koyar. Bildirimleri belediyeler alır, ama bir Türk vatandaşının belgeleriyle yapılan bildirimde neyin nasıl isteneceğini bu birimin kuralları belirler.
Çeviri kuralı
Birimin uluslararası evlilik sayfası, yabancı dilde yazılmış her belgenin tamamına Japonca çeviri eklenmesini ve çeviriyi kimin yaptığının yazılmasını ister. Kütük kanununun uygulama yönetmeliği de belediyeye verilen yabancı dildeki belgelere çevirmeni belli olan bir çeviri eklenmesini şart koşar. Çeviride noter onayı ya da resmî bir tercüman sıfatı aranmaz.
Çevirmen kim olabilir
Bakanlık çeviriyi başvuru sahibinin kendisinin de yapabileceğini açıkça yazar. Bu yüzden Türk eşin belgesini Japon eş çevirebilir, bir büro da çevirebilir. Belirleyici olan çevirinin eksiksiz olması ve çeviri altında çevirenin adının bulunmasıdır.
Türk eşin evlenme ehliyet belgesi
Japonya’da evlenecek yabancı, kendi ülkesinin büyükelçisi ya da konsolosu gibi yetkili bir temsilcinin düzenlediği evlenme ehliyet belgesini verir. Türk vatandaşı bu belgeyi Japonya’daki T.C. temsilciliğinden alır ve belgeye Japonca çevirisi eklenir. Belediye bu belgeyle yabancının kendi ülke hukukuna göre evlenebileceğini denetler.
Evlilik kabulle kurulur
Bakanlığın açıklamasına göre Japonya’da evlilik, bildirim belediyece kabul edildiği anda kurulur. Eşlerden biri Japon ise evlilik onun kütüğüne yazılır; iki yabancının evliliğinde bildirim formu elli yıl saklanır. Yabancının Japonya’daki doğum ve ölüm bildirimleri ise on yıl saklanır.
Yurt dışında kurulan evlilik
Japon vatandaşı Türkiye’de Türk hukukuna göre evlendiyse evlilik o anda kurulmuştur ve Japon kütüğüne yalnız bildirilir. Bakanlık bu bildirimin evliliğin kurulduğu günden itibaren üç ay içinde, evlilik belgesi ve Japonca çevirisiyle yapılmasını ister. Bildirim yurt dışındaki Japon temsilciliğine ya da kayıt yerindeki belediyeye verilir; belediyeye posta ile de gönderilebilir.
Temsilcilikte kurulamayan evlilik
İki Japon vatandaşı yurt dışındaki Japon temsilciliğinde Japon usulüyle evlenebilir. Bakanlık, Japon ile yabancının evliliğinin bu yolla temsilcilikte kurulamayacağını ayrıca belirtir. Türk ve Japon çift bu yüzden ya Türk makamı önünde ya da Japonya’da bir belediyede evlenir.
Japon vatandaşının bekârlık belgesi
Yabancı bir ülkede evlenecek Japon vatandaşının evlenme ehliyet belgesi üç yerden alınır: yurt dışındaki Japon temsilciliği belgeyi yabancı dilde, kayıt yerindeki belediye ve adalet bürosu ise Japonca düzenler. Bakanlığa göre Japonca düzenlenen belge için, gideceği ülkeye bağlı olarak Dışişleri Bakanlığının belge onay bölümünün onayı istenebilir. Türkiye’de kullanılacak Japonca belge bu yüzden apostil ve Türkçe çeviri zincirinden geçer.
Bu kuralların Türk tarafındaki karşılığı
Japon makamına verilecek çeviride çevirmenin adı yeterliyken, Türk makamına verilecek Japonca belgenin çevirisi noter yeminli tercümanca yapılır ve noterce onaylanır. İki yönün kuralları birbirine karıştırılırsa ya gereksiz noter masrafı doğar ya da Türk makamı çeviriyi reddeder. Japon makamı için hazırlanan çeviri beyanının biçimi ayrı bir sayfada anlatılır.