Japonya’da maaş her ödendiğinde çalışana bir döküm verilir: 給与明細書 (kyūyo meisaisho). Aylık düzenlenen bu kâğıt, Japonya’da çalışmış bir Türk vatandaşının o aylarda gerçekten çalıştığını ve maaş aldığını gösteren en ayrıntılı belgedir.
Verilmesi yasal zorunluluk
Japon Gelir Vergisi Kanununun 231. maddesi, Japonya’da yerleşik birine maaş ödeyen işverenin ödeme tutarını ve gerekli bilgileri gösteren bir ödeme dökümünü çalışana vermesini zorunlu tutar. Aynı yükümlülük emeklilik ikramiyesi ve kamu emekli aylığı ödemeleri için de geçerlidir. Bordro bu yüzden işverenin keyfine bırakılmış bir kâğıt değildir.
Elektronik bordro
Maddenin ikinci fıkrasına göre işveren, çalışanın onayını alarak bordroyu elektronik yolla da verebilir. Çalışan isterse işveren kâğıt bordro vermek zorundadır. Türkiye’deki bir dosya için kâğıt ve mühürlü bordro gerekiyorsa çalışan bu hakkına dayanarak işverenden basılı nüsha ister.
Elektronik bordronun değeri
Maddenin üçüncü fıkrasına göre çalışanın onayıyla elektronik verilen döküm, kâğıt döküm verilmiş sayılır. Bu yüzden elektronik bordronun çıktısı da hukuken işverenin verdiği bordrodur. Çıktının üzerinde işveren mührü bulunmadığından, belgeyi alacak kurumun mühürlü nüsha isteyip istemediği önceden sorulur.
Bordroda ne görülür
Bordroda brüt maaş, fazla mesai gibi ek ödemeler, gelir vergisi ve yerel vergi kesintileri, sağlık ve emeklilik sigortası primleri ile net ödeme ayrı satırlarda görülür. Sigorta primi kesintisi, kişinin o ay emeklilik sistemine kayıtlı olduğunu da dolaylı olarak gösterir. Satır adları işverenin kullandığı yazılıma göre değişebilir.
Dövizle askerlik dosyasında
T.C. Tokyo Büyükelçiliği dövizle askerlik başvurusunda üç yıllık maaş bordrosunu ya da her yıl için düzenlenen maaş belgesini ister. Askerliği işçi statüsünde erteleme başvurusunda da bordro ya da yıllık maaş belgesi aranır. Otuz altı aylık bordro yerine üç yıllık belgeyle yetinilmesi dosyayı sadeleştirir.
Emeklilik hizmet belgesinde
Büyükelçilik yurt dışı hizmet belgesi başvurusunda maaş bordrolarını ya da her yıl için düzenlenen maaş belgesini çalışmanın kanıtı olarak sayar. İşyeri kapanmış ve bordrolar kaybolmuşsa vergi ya da emeklilik primi ödemesini gösteren belgeler istenir. Başvuru temsilcilikte yapıldığı için bordroların Türkiye’de noter çevirisinden geçmesi gerekmez.
Yıllık belgeyle ilişkisi
Bir yılın bütün bordrolarının toplamı, yıl sonunda verilen yıllık maaş ve stopaj belgesinde tek satırda görülür. Bu yüzden temsilcilik iki belgeden birini yeterli sayar. Yıllık belge gensen chōshūhyō sayfasında anlatılır.
Çeviride kesinti satırları
Kesinti satırlarının adları Japonca kısaltmalarla yazılabilir ve her birinin hangi sigortaya ait olduğu çeviride açık yazılır. Sağlık sigortası, emeklilik sigortası ve işsizlik sigortası primleri Türkçede ayrı karşılıklarla verilir, tek bir sigorta primi satırında birleştirilmez. Tutarlar çeviride aynen korunur ve para birimine dönüştürülmez.