Japonya’da işveren, çalıştırdığı kişiyi işsizlik sigortasına bildirir ve bu bildirim iş bulma kurumu Hello Work’te kayda geçer. Kişi, bir işyerinde bu bildirimin yapılıp yapılmadığını kuruma sorabilir; kurumun verdiği yanıt belgesine 雇用保険被保険者資格取得届出確認照会回答書 (koyō hoken … kakunin shōkai kaitōsho) denir.
Sorgu neyi doğrular
Mie Çalışma Bürosunun yayımladığı sorgu formuna göre bu sorgu, kişinin hâlen çalıştığı ya da daha önce çalıştığı işyerinde işsizlik sigortası girişinin yapılıp yapılmadığını doğrulamak için kullanılır. Kurum sorguya dayanarak kayıtları inceler ve sonucu yanıt belgesiyle bildirir. Belge böylece işverenin kendi yazısına değil devlet kaydına dayanır.
Formda istenen bilgiler
Formda sigorta numarası, ad ve okunuşu, doğum tarihi, adres, işe giriş tarihi ve işyerinin numarası, adı ile adresi yazılır. Sigorta numarası ya da işyeri numarası bilinmiyorsa form, gişedeki görevliye danışılmasını önerir. Japon dönem yılları formda kod numarasıyla yazılır; Shōwa, Heisei ve Reiwa ayrı kodlarla gösterilir.
Kimlik ve başvuru yolu
Başvuru, kişinin kimliğini ve adresini gösteren resmî bir belgeyle yapılır; form ehliyet, kişisel numara kartı ya da ikamet kaydı örneği gibi belgeleri sayar. Form vekil eliyle ya da posta ile de verilebilir; vekil için yetki yazısı gerekir. Posta ile başvuruda kimlik belgesinin kopyası ya da ikamet kaydı örneğinin aslı eklenir.
Yanıtın gelişi
Kurum kaydı inceledikten sonra yanıt belgesini aynı gün kişiye ya da vekiline verir ya da daha sonra kişinin adresine postalar. Belgede sigortaya giriş yapıldığı işyeri, giriş tarihi ve ayrılış tarihi görülür. Japonya’dan ayrılacak kişi bu yüzden başvuruyu ülkeden çıkmadan yapar.
Temsilcilikte hizmet belgesi için
T.C. Tokyo Büyükelçiliği, eski işyeri kapandığı için çalışma belgesi alamayan kişiye vergi ya da emeklilik primi ödemesini gösteren belgeleri veya iş bulma kurumunun çalışma ve ayrılma kayıtlarını getirmesini söyler. Vergi dairesi yalnız son beş yılın dökümünü verdiği için daha eski yıllarda bu kayıtlar önem kazanır. Belgelerden hiçbiri sunulamazsa hizmet belgesi düzenlenemez.
Türkiye’deki emeklilik hesabında
Japonya ile Türkiye arasında yürürlükte bir sosyal güvenlik sözleşmesi olmadığından SGK, Japonya’da geçen çalışma süreleri için Türk temsilciliğinden alınan hizmet belgesini ister. İş bulma kurumunun kaydı bu hizmet belgesinin dayanağı olan belgelerdendir. Hizmet belgesi temsilcilikte düzenlendiği için bu kayıt Türkiye’de ayrıca noter çevirisinden geçmez.
Çeviride işyeri adları
Yanıt belgesinde işyerinin adı sigorta kaydındaki resmî adıyla yazılır ve bu ad işyerinin gündelik adından farklı olabilir. Çeviride kayıttaki ad esas alınır, bilinen marka adı yalnız açıklama olarak eklenir. Emeklilik sigortası kaydındaki işyeri adıyla karşılaştırma için hihokensha kiroku kaitōhyō sayfasına bakılır.