Aile kütüğü kişinin kimlik olaylarını, ikamet kaydı ise bugün nerede oturduğunu gösterir. İkisini bağlayan belgeye 戸籍の附票 (koseki no fuhyō) denir: kütüğe bağlı olarak tutulan ve kişinin taşındığı adresleri sırayla gösteren kayıttır.
Neyi gösterir
Belgede kütükteki her kişi için adresler ve o adrese taşınma tarihleri alt alta yazılır. Böylece bir kişinin hangi yıllarda hangi şehirde oturduğu tek belgeden okunur. İkamet kaydı yalnız güncel adresi ya da son taşınmayı gösterdiğinde, uzun bir geçmişi kanıtlamak için bu belgeye başvurulur.
İkamet kaydından farkı
Kişinin oturduğu belediyedeki ikamet kaydı ile kütüğe bağlı adres kaydı ayrı belgelerdir ve farklı belediyelerde tutulabilir. Adres geçmişi kütüğün kayıtlı olduğu belediyede durur; kişi nerede oturursa otursun oraya yazılır. Bu yüzden belge, kişinin şu an oturduğu belediyeden değil kütüğün kayıtlı olduğu yerden istenir.
Hangi işte istenir
Bir taşınmazın ya da banka hesabının eski kayıtlarında geçen adres ile kişinin bugünkü adresi farklı olduğunda, ikisinin aynı kişiye ait olduğunu bu belge gösterir. Miras işlemlerinde ölen kişinin son adresinin kanıtlanmasında da kullanılır. Türkiye’deki bir işlemde Japon vatandaşının Japonya’daki eski adresi söz konusu olduğunda istenebilir.
Kapanan kütük ve adres kaydı
Kütük kapandığında ona bağlı adres kaydı da kapanır ve arşive geçer. Uzun bir adres geçmişi kurulurken birden çok kütüğe bağlı birden çok adres kaydı gerekebilir. Bu belgelerin tarih aralıkları çeviride aynen korunur ki geçmişte boşluk olmadığı görülsün.
Adres yazımı
Japon adresi büyükten küçüğe yazılır: il, şehir, semt, blok ve bina numarası sırasıyla gelir. Türkçe çeviride adres Japonca sırayla ve Latin harflerle aktarılır, yer adları uydurulmuş bir Türkçe karşılığa çevrilmez. Blok ve bina numaraları arasındaki tireler de olduğu gibi korunur.
Apostil
Belediyenin düzenlediği bu belge Japonya Dışişleri Bakanlığınca doğrudan apostillenir. Düzenlenmeden itibaren üç ay koşulu burada da geçerlidir. Belge tek başına kullanılmaz; çoğunlukla ait olduğu kütük örneğiyle birlikte istenir.
Neyi göstermez
Adres geçmişi kişinin nerede oturduğunu gösterir ama kiminle evli olduğunu ya da kimin çocuğu olduğunu göstermez. Aile bağının kanıtlanması gereken işlemde bu belge tek başına yetmez ve kütük örneğiyle tamamlanır. Kurumun hangi bilgiyi aradığı bilinirse iki belgeden hangisinin gerektiği baştan belirlenir.
Çeviride birlikte okunması
Adres geçmişinde kişiler kütükteki sırayla ve kütükteki adlarıyla yer alır. Çeviride adlar, eşlik eden kütük örneğindeki yazımla birebir aynı yazılır. Bağlı olduğu belge için koseki tōhon sayfasına bakılır.