Japon şirketinin sicilinden yalnız temsilcisini gösteren kısa bir belge alınabilir: 代表者事項証明書 (daihyōsha jikō shōmeisho). Belge, şirket adına kimin imza attığının ve bu yetkinin hâlen sürdüğünün kanıtıdır.
İçerik yalnız temsil yetkisi
Japon Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 30. maddesine göre belge, şirket temsilcisinin temsil yetkisine ilişkin hâlen geçerli kayıtlardan oluşur. Şirketin faaliyet konuları, sermayesi ve öteki yöneticileri bu belgede yer almaz. Unvan, merkez adresi ve sicil numarası ise belgenin başında durur.
Birden çok temsilci
Şirketin birden çok temsilcisi varsa belge yalnız birini gösterecek biçimde istenebilir ve yönetmeliğe göre bu durumda belgeye yalnız o temsilcinin kayıtları yazılır. Türkiye’ye gidecek vekâletnameyi kim imzalıyorsa belge o kişi için istenir. Böylece çeviri de gereksiz satırlarla uzamaz.
Japon noterinde imza onayı
Japon Noterler Birliği, imzalayan kişi şirket temsilcisiyse ve imzanın yanında sıfatı yazılıysa onay için temsilci belgesinin ya da sicil kaydının ve temsilci mührünün mühür belgesinin istendiğini yazar. Bu belgeler düzenlenmesinden itibaren üç ayı geçmemiş olmalıdır. Temsilci belgesi burada Türkiye’ye gidecek şirket vekâletnamesinin onay zincirinin bir halkasıdır.
Yönetim kurulu üyesi imzalıyorsa
Birlik, imzalayan kişi temsilci değil de yönetim kurulu üyesiyse ve sicil kaydında adı görünüyorsa, ayrıca görev belgesi istenmediğini belirtir. Müdür ya da şef gibi sicilde görünmeyen bir unvanla imza atılıyorsa temsilcinin düzenlediği görev belgesi de gerekir. Hangi belgenin gerektiğini imzalayanın sicildeki yeri belirler.
Adresi gösterilmeyen temsilci
Ekim 2024’ten beri anonim şirket temsilcisi, belirli şartlarla adresinin bir kısmının sicil belgelerinde gösterilmemesini isteyebiliyor. Japonya Adalet Bakanlığı bu durumda sicil belgesinin temsilcinin adresini kanıtlayamayacağını ve bazı işlemlerde şirketin mühür belgesi gibi ek belgelerin gerekebileceğini yazar. Belgede adresin yalnız şehir düzeyinde görülmesi bu uygulamadan kaynaklanır.
Apostil
Temsilci belgesi hōmukyoku’nun düzenlediği bir devlet belgesidir ve Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alabilir. Türk kurumu şirket temsilcisinin kim olduğunu ayrıca görmek isterse bu belge apostilli ve çevrili olarak dosyaya konur. Bakanlığa göre Haziran 2026’dan sonra verilen apostillerin gerçekliği, apostil kâğıdındaki karekod ya da adres üzerinden bakanlığın doğrulama sitesinde kontrol edilebilir. Çoğu dosyada ise temsilci bilgisi zaten sicil kaydında yer aldığı için ayrıca istenmez.
Çeviride temsil sıfatları
Japon anonim şirketinde temsil yetkisi temsilci yönetim kurulu üyesine, yönetim kuruluna bağlı yürütme yapısında temsilci yürütme görevlisine aittir ve belgede bu sıfatlar farklı adlarla yazılır. Çeviride bu sıfatlar Türkçede genel müdür ya da başkan gibi tek bir unvana indirgenmez. Temsilcinin adı pasaportundaki Latin yazımla verilir.