Türkiye’de yaşayan bir Japon vatandaşının evlilik, doğum ya da vatandaşlık işleri çoğu zaman güncel bir kütük örneğiyle başlar. Kütük örneği Japonya’daki belediyede durur; Türkiye’den istenmesinin birkaç yolu vardır ve her birinin kendi kısıtı bulunur.
Hangi yol
- Japonya’daki eş ya da düz soydan bir akraba belgeyi alıp gönderir.
- Japonya’daki bir vekil, kişinin el yazısıyla imzaladığı vekâletnameyle belgeyi alır.
- Kişi Türkiye’den kütük belediyesine posta ile başvurur.
- Japon temsilciliğindeki işler için elektronik kütük kodu kullanılır.
Geniş alanlı veriliş neden işe yaramaz
Japonya Adalet Bakanlığı, 1 Mart 2024’ten beri kütük belgelerinin kayıt yeri dışındaki belediyelerden de alınabildiğini duyurur. Ancak bu yol yalnız gişeye bizzat gelen kişiye açıktır; posta ile ya da vekil aracılığıyla istenemez. Kişi kendisinin, eşinin ve düz soydan akrabalarının belgesini isteyebilir; kısmi belge ve kişisel kayıt belgesi bu yolla verilmez.
Akraba ya da vekil
Chiyoda Belediyesi yurt dışında yaşayanlara, işlem Japonya içinden yürüdüğü için daha basit olduğunu belirterek Japonya’daki aileden belgeyi alıp göndermesini önerir. Bu yolu eş ve düz soydan akrabalar kullanabilir; kardeşler bu kapsama girmez. Vekil kullanılacaksa vekâletnamenin aslı gönderilir; kayıt yeri, kütük başındaki kişinin adı ve vekâlet verenin adı vekâlet verenin kendi eliyle yazılır ve tamamı bilgisayarla yazılmış vekâletname kabul edilmez.
Doğrudan posta
Kişi başvuru formunu, geri dönüş zarfını ve yurt dışındaki adresini gösteren belgenin kopyasını kütük belediyesine gönderebilir. Chiyoda Belediyesi adres belgesi olarak o ülkenin adres yazılı sürücü belgesini, resmî adres belgesini, Japon temsilciliğinin verdiği yurt dışı seçmen kartını ya da kira sözleşmesi, fatura gibi adresi gösteren bir belgeyi pasaport kopyasıyla birlikte kabul eder. Belge yabancı dildeyse Japonca çevirisi eklenir.
Türk adres belgesinin çevirisi
Türkiye’deki kişi için adres belgesi çoğunlukla e-Devlet’ten alınan yerleşim yeri belgesidir ve Türkçedir. Belediye Japonca çevirinin eklenmesini ister ama sayfasında çevirinin onayına dair bir şart yazmaz; belgeyi yalnız başvuranın adresini doğrulamak için kullandığını belirtir. Geri gönderim adresinin Latin harfleriyle yazıldığı bir not da zarfa konur.
Ücret ve gönderim
Chiyoda Belediyesi yurt dışına gönderimde uluslararası hızlı posta hizmetini önerir; bu hizmet kullanılırsa ayrıca geri dönüş zarfı gerekmez. Ücret Japonya’daki bir akraba ya da tanıdık tarafından ödenebilir; yurt dışından havale yalnız başka yol yoksa kabul edilir, yen olarak yapılır ve masrafı başvurana aittir. Bu kurallar Chiyoda Belediyesinindir; kütük başka bir belediyedeyse o belediyenin sayfası okunur.
Elektronik kütük kodu
Japonya Dışişleri Bakanlığı, 24 Mart 2025’ten beri Japon temsilciliklerinde kâğıt kütük örneği yerine elektronik kütük kodunun da kabul edildiğini duyurur. Kod on altı haneli bir şifredir, üç ay geçerlidir ve Japon kimlik portalından ücretsiz ya da belediyeden ücretli alınır. Temsilcilik gişesinde kod elle de yazılabilen bir kâğıtla verilir, çevrim içi başvuruda ise sisteme girilir.
Türk makamı için
Elektronik kod yalnız Japon kurumları içindir; Türk makamına kütük örneğinin kâğıt aslı verilir. Bu asıl Japonya Dışişleri Bakanlığında düzenlenmesinden itibaren üç ay içinde apostillenir ve bakanlık yurt dışından posta başvurusu kabul etmez. Belgenin kendisi koseki tōhon sayfasında anlatılır.