Bir parti ürünün muayene sonuçlarını gösteren Japon belgesinin adı 検査成績書 (kensa seisekisho) olur. Belge her sevkiyatla birlikte gelir ya da gönderilir ve alıcının kabul kararının dayanağıdır. Türk tedarikçi Japon müşteriye bu belgeyi Japonca şablonla verir; Japon üreticiden gelen belgeyi ise Türk alıcı okur.
Belgenin üst bilgileri
Muayene sonuç belgesinin başında müşteri adı, ürün adı ve numarası, parti ya da seri numarası, sevkiyat miktarı ve muayene tarihi yazılır. Altta muayeneyi yapan ve onaylayanın mühür kutuları yer alır. Parti numarası, ürünün izlenebilirliğinin anahtarıdır ve çeviride tek karakteri bile değiştirilmez.
Sonuç tablosu
Tabloda muayene kalemi, ölçüm yöntemi, şartname değeri ya da tolerans, ölçülen değerler ve karar sütunları bulunur. Ölçülen değerler örnek sayısı kadar sütunda tek tek verilebilir, en küçük ve en büyük değerler ayrıca yazılabilir. Karar sütunundaki Japonca “uygun” ya da “uygun değil” ifadesi Türkçede tek anlamlı bir kelimeyle karşılanır.
Çelikte muayene belgesi standardı
Japonya’da çelik ürünleri için düzenlenen muayene belgeleri JIS G 0415 standardında tanımlanır ve Japon Standartlar Birliği’ne göre standart, siparişteki isteklere göre alıcıya verilen çeşitli muayene belgelerini düzenler. Standardın güncel sürümü 2024 tarihlidir. Belgenin başlığında hangi türün verildiği yazılır ve bu tür, belgenin üreticinin beyanı mı yoksa bağımsız bir muayene yetkilisinin onayı mı olduğunu gösterir.
Ölçüm izlenebilirliği
Muayene sonucunun güvenilirliği, ölçümde kullanılan aletin kalibrasyonuna bağlıdır. Japon ürün değerlendirme kurumu NITE, ölçüm izlenebilirliği sistemi JCSS kapsamında düzenlenen kalibrasyon sertifikalarının sayısını ayrıca yayımlar. Muayene belgesinde ölçüm aletinin numarası ve kalibrasyon tarihi yazıyorsa bunlar çeviride korunur.
Kalite sisteminin dayanağı
Japon Standartlar Birliği’ne göre JIS Q 9001:2015, bir kuruluşun müşteri ve mevzuat şartlarını karşılayan ürünü tutarlı biçimde sağlayabildiğini göstermesi gereken durumlar için kalite yönetim sistemi şartlarını belirler. Muayene kayıtlarının tutulması ve saklanması bu sistemin parçasıdır. Japon müşteri, Türk tedarikçinin muayene belgesini bu sistemin çıktısı olarak değerlendirir.
İstatistik değerlerin dili
Bazı muayene belgelerinde ortalama, standart sapma ve süreç yeterlilik indeksi gibi istatistik değerler de verilir. Bu değerlerin kısaltmaları uluslararasıdır ve çeviride değişmez. Japonca açıklama satırları, değerin hangi örneklem üzerinden hesaplandığını gösterdiği için eksiksiz çevrilir.
Referans değerin sınır sanılması
Sık yapılan hata, tabloda “referans” ya da “bilgi amaçlı” diye işaretlenmiş bir değerin kabul sınırı gibi çevrilmesidir. Böyle bir değer karar sütununa bağlı değildir ve ret gerekçesi olamaz. Japon çeliğinin muayene belgesi bağlamı Japon çeliği sayfasında anlatılır.