Bir Japon kütük örneğinde tek satırda üç ayrı yazı görülebilir: anlam taşıyan 漢字 (kanji), dilbilgisi eklerini yazan 平仮名 (hiragana) ve yabancı sözcükleri yazan 片仮名 (katakana). Hangi bilginin hangi yazıyla geldiğini bilmek, çevirmenin belgeyi doğru okumasının ilk şartıdır.
Kanjinin taşıdığı bilgi
Resmî belgelerde kişi adları, yer adları, kurum adları ve hukuki terimler çoğunlukla kanji ile yazılır. Bir kanji hem anlam hem ses taşır, ama hangi sesle okunacağı çoğu zaman karakterin kendisinden anlaşılmaz. Belgenin en önemli bilgileri bu yüzden okunuşu en belirsiz olan yazıyla gelir.
Hiraganın işi
Hiragana fiil ve sıfat eklerini, edatları ve bazı sözcükleri yazar. Japonca bir cümlenin kimin neyi yaptığını gösteren küçük parçaları hiraganadır. Resmî belgelerin kalıp cümlelerinde, örneğin “aslına uygun olduğunu onaylarım” türünden ifadelerde, cümlenin hukuki anlamını bu ekler belirler.
Katakananın işi
Katakana yabancı kökenli sözcükleri, yabancı kişi ve yer adlarını ve bazı teknik terimleri yazar. Türk vatandaşının adı Japon belgesinde çoğunlukla katakana ile görünür. Tokyo Adalet Bürosu, vatandaşlığa kabul dosyasındaki çevirilerde ad ve doğum yeri gibi bilgilerin Latin harfleriyle değil katakana, hiragana ya da kanji ile yazılmasını ister.
Adda kullanılabilen yazılar
Kütük kanununun uygulama yönetmeliğinin 60. maddesi çocuğa verilecek adda kullanılabilecek karakterleri sayar: ortak kullanım kanji listesindeki karakterler, yönetmeliğin ekindeki kanji tablosu ve katakana ile hiragana. Aynı madde eski biçimli kana harflerini bu listenin dışında tutar. Latin harfleri listede olmadığı için Japon kütüğüne Türk adı Latin harfleriyle yazılamaz.
Boşluksuz yazı
Japonca sözcükler arasında boşluk bırakılmaz; bir sözcüğün nerede bitip ötekinin nerede başladığını yazı türleri arasındaki geçişler gösterir. Kanji ile hiragana arasındaki geçiş çoğunlukla bir sözcüğün kökü ile eki arasındaki sınırdır. Bu yüzden taranmış bir belgede silik bir karakter, sözcük sınırını da belirsiz hale getirebilir.
Latin harfleri ve rakamlar
Resmî belgelerde üç yazının yanına Latin harfleri ve rakamlar da eklenir: pasaport numarası, posta kodu, şirket adının İngilizce biçimi. Yabancı bir kişinin adı bazı belgelerde katakana yerine doğrudan Latin harfleriyle de yazılabilir. Çevirmen aynı kişinin adını belgede hangi yazıyla gördüğünü not eder, çünkü iki yazım arasındaki fark ayrı bir soru doğurur.
Çeviride yazının izi
Türkçe çeviride bu yazı ayrımı görünmez; hepsi Latin harfleriyle ve Türkçe sözcüklerle aktarılır. Ama belgede katakana ile yazılmış bir ad, çeviride o kişinin pasaportundaki yazıma dönüştürülür; kanji ile yazılmış bir Japon adı ise okunuşuna göre Latin harfleriyle yazılır. İki işlem farklıdır ve farklı kaynaklara dayanır.
Ad yazımının kararı
Hangi adın hangi kaynaktan yazılacağı çeviriye başlamadan önce kararlaştırılır. Bu kararın nasıl alındığı ad yazımı onay tablosu sayfasında anlatılır. Kanjinin birden çok okunuşunun yarattığı sorun ayrı bir sayfada ele alınır.